Comparación de Gestión de
Documentación para las conservaciones del capital intelectual en una empresa
PYME.
Comparison of Documentation Management for the
conservation of intellectual capital in a SME company
Katty Elizabeth
Bolaños Rodriguez
katboro@gmail.com
Jorge Arturo
Castillo Matarrita
Recibido 7/set/2018
Aprobado 21/dic/2018
Resumen — El
trabajo surgió por la necesidad de identificar el proceso de adecuado de como
poder documentar y retener el capital intelectual que se define como un
conjunto de activos intangibles basado en conocimientos obtenidos a raíz de la
experiencia empresarial y el conocimiento tácito y explícito de las personas
que componen una empresa. Es posible encontrar autores que respaldan la
importancia de tal activo, resaltando la necesidad de conservarlo e
implementarlo como parte del desarrollo diario de una organización. Algunas
investigaciones destacan la posibilidad de apoyarse en herramientas
tecnológicas como medio de conservación segura y efectiva del capital
intelectual e, incluso, fomentan dicho uso; sin embargo, no es posible
encontrar evidencia suficiente dentro de estas. La propuesta se orientó a
empresas tipo pyme pequeña, por lo que se desarrolla con un enfoque en sistemas
de código abierto, de tal manera que en una posible implementación la
herramienta no represente una alta inversión. De igual manera, se mostraron los
pasos seguidos para emitir el criterio final y aunque solamente una herramienta
se eligió producto de este proceso, existe un apartado para cada una de ellas
con información pertinente que amplía sus características, tales como arquitectura
y las tecnologías en las cuales se basan.
Palabras Claves: Buenas Prácticas, IP, Capital
Intelectual, herramientas, LogicalDOC, Arquitectura, OpenKM.
Abstract - The work arose from the need to identify
the process of adequate to document and retain the intellectual capital that is
defined as a set of intangible assets based on knowledge obtained from business
experience and the tacit and explicit knowledge of people who they make up a
company. It is possible to find authors who support the importance of such an
asset, highlighting the need to preserve it and implement it as part of the
daily development of an organization. Some research highlights the possibility
of relying on technological tools as a means of safe and effective conservation
of intellectual capital, and even encourage such use; however, it is not
possible to find sufficient evidence within these. The proposal was aimed at
small SME companies, so it is developed with a focus on open source systems, so
that in a possible implementation the tool does not represent a high
investment. Likewise, the steps followed to issue the final criterion were
shown and although only one tool was chosen as a product of this process, there
is a section for each of them with pertinent information that expands its
characteristics, such as architecture and technologies in the which are based.
Keywords: Best Practices, IP, Intellectual Property
(Capital), tools, LogicalDOC, Architecture, OpenKM.
I.
INTRODUCCIÓN
La presente investigación se refiere a los sistemas de
gestión de documentos como medio tecnológico para el resguardo del capital
intelectual y todo conocimiento que lo forme. Por capital intelectual
entendemos el conocimiento de una organización: información intangible capaz de
producir valor al alinearse con los objetivos de una empresa. Por otro lado,
los sistemas de gestión de documentos se definen como aquellos sistemas
informáticos cuyo objetivo es almacenar, administrar y controlar el flujo de
datos dentro de una empresa.
El fundamento de la investigación nace en
problemáticas que se presentan frecuentemente en las empresas en cuanto a
capital intelectual se refiere. De manera general, al analizar el valor de una
organización y establecer su situación financiera, es común tomar como aspectos
principales los bienes muebles e inmuebles que posee, existiendo casos en los
que se deja por fuera la consideración del capital intelectual como parte de su
valía. Como se mencionó, la importancia
del capital intelectual radica en la capacidad que tiene para potenciar
económicamente el crecimiento empresarial y su pérdida o cualquier amenaza
latente que exista contra su conservación puede originar daños contra la
empresa misma. El interés académico y profesional se sustenta en trabajos de
autores e investigadores que insisten en considerar el capital intelectual como
el activo intangible más valiosos de una entidad, especialmente cuando se
maneja, administra y conserva de manera adecuada.
Actualmente, al vivir en una era de tecnologías de la
información, es mucho más sencillo encontrar herramientas para conservar y
administrar tan valioso capital mediante software de gestión de documentos,
conocidos por sus siglas en inglés como DMS (Document Management System). Sin
embargo, no todo DMS ofrece los mismos servicios y no todos sus servicios son
de vital importancia para el manejo del conocimiento, por esta razón, es
posible definir la presente como una investigación evaluativa, al aportar un
análisis de la capacidad y gama de servicios que prestan tres sistemas gestores
de documentos distintos y, partiendo de esto, se emitirá un criterio con
respecto a cuál otorga mayores beneficios.
Por su parte, el capítulo número tres se enfoca en los
procesos metodológicos del proyecto y pretende exponer la naturaleza de la
investigación, sus fundamentos conceptuales, tipo y el enfoque metodológico
empleado para su desarrollo. En el capítulo cuatro, se inicia el desarrollo del
tema principal de la investigación, es decir, el desarrollo de la propuesta.
Este abarca la descripción de cada una de las herramientas sometidas a
comparación, así como las tablas comparativas con su respectivo desglose, que
sirven de base para la emisión del criterio final.
II. ANTECEDENTES DEL PROBLEMA DE ESTUDIO
Para entender con
claridad los antecedentes, es importante aclarar que se está trabajando en el
área de la gestión del conocimiento, un término y una disciplina que tienen
poca historia y que, junto al surgimiento de la sociedad del conocimiento, gestiona
algo intangible. Sobre esta línea, podemos tomar el capital Intelectual como
uno de los activos intangibles que se gestionan dentro del vasto campo del
conocimiento y su importancia y definición se sustenta en autores como Gordon
Petrash y Peter Drucker. Petrash (1996) define el capital intelectual como la
suma de tres capitales distintos: humano, organizacional y cliente. El primero
corresponde al conocimiento que cada individuo tiene y es capaz de generar. El
segundo es todo conocimiento que ha sido capturado o institucionalizado dentro
de la estructura de la organización a la que pertenece. El tercero es la
percepción de valor que tiene los clientes al hacer negocios o consumir
productos que genera la empresa. Bajo este simple modelo, es sencillo entender
los conceptos que capturan y generan valor dentro de una organización.
Drucker (1993), por su
parte, destaca la creación de una teoría que establezca el conocimiento en el
centro de la producción de la riqueza, ya que el recurso básico de toda empresa
es el saber. Al ser poseedores de este, factores como la mano de obra y el
capital monetario pueden pasar a ser secundarios y son obtenibles en tanto
nunca falte el saber. Autores como Sarur (2013) se basan en definiciones
mencionadas y reconocen el capital intelectual como activo intangible que
otorga valor a la organización y establece la importancia de usar sistemas que
fomenten la conservación y creación segura de ese conocimiento. Comprendido lo anterior, podemos observar que
la importancia del capital intelectual como fuente de crecimiento económico
empresarial, mediante su aplicación y conservación, es respaldada por distintos
textos e investigaciones publicadas.
III.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Actualmente
es posible encontrar con facilidad información y textos que hacen referencia al
concepto y la importancia que tiene el capital intelectual dentro de una
empresa y, a su vez, incentivan su conservación. No obstante, no exponen
ninguna de las herramientas tecnológicas que podrían ser utilizadas para
preservar el conocimiento que describen.
Figura 1. Diagrama
de Ishikawa (causa – efecto). Fuente: Elaboración propia. (2018).
Como se mencionó en
apartados anteriores, la importancia del capital intelectual y el incentivo de
su conservación pueden ser encontrados y respaldados por distintos autores,
textos e investigaciones. Aun cuando algunos de ellos mencionan la importancia
de incorporar las tecnologías de la información como medio para facilitar la
conservación del conocimiento, no hay evidencia suficiente de la exposición de
una herramienta o herramientas específicas dentro de la gama de sistemas que
ofrecen las TI. Si bien es importante tener claros estos conceptos y entender
el papel que conlleva este activo intangible dentro de una empresa, es de poca
funcionalidad si no se buscan y se conocen medios para lograr lo que se
describe en estos estudios.
El problema radica en
la no presentación de la existencia de sistemas específicos que apoyan la
preservación de conocimiento, su definición y estudio de sus servicios,
alcances y beneficios. El no abordar este tema obstaculiza la conservación
ideal del capital intelectual y mantiene activo el peligro de pérdida de este.
La problemática
analizada se centra en la no exposición de los sistemas de gestión de
documentos disponibles en el mercado, los cuales podrían ser utilizados para la
conservación del capital intelectual de una empresa u organización. Se
fundamenta en la importancia del capital intelectual y cómo dicho conocimiento
puede potenciar el avance económico y empresarial de una organización cuando
este se alinea con sus objetivos.
Dicho lo anterior, es
posible identificar la existencia de potenciales problemas o casos en los que
la falta de conservación del conocimiento podría afectar el desarrollo de una
empresa. Por ejemplo, el despido o renuncia de un empleado puede significar la
pérdida de conocimiento en relación con procesos, estándares e información
general del área en la cual esta persona se desempeñaba. Esta situación podría
obstaculizar el desarrollo del área que el empleado abandona, así como
dificultar y ralentizar la adaptación de la persona que lo sustituirá.
Si bien el problema
principal se enfoca en la no conservación del conocimiento por falta de
información referente a medios para lograrlo, es importante reconocer que este,
aun siendo visto como un solo problema, puede llegar a desdoblarse en
contratiempos en áreas distintas de una organización, entiéndanse como
afectaciones a flujos de trabajo, estrategias de negocio, operaciones y
servicios.
Un sistema de gestión
de documentos tiene como objetivo lograr la gestión ordenada del capital
intelectual de una empresa mediante la documentación de todo conocimiento
presente dentro de ella. Pretende su captura, almacenado, actualización y
rastreo, con el fin de reducir el riesgo de pérdida por no documentación,
renuncia o despido de trabajadores.
Conocer con claridad
opciones existentes en el mercado para sistemas gestores de documentos,
entiéndase conocer sus servicios, alcances, beneficios y costos, procura dar
una mayor utilidad al conocimiento que una empresa ha obtenido a lo largo de
los años mediante su almacenamiento y, así, que sea utilizado para potenciar su
crecimiento económico en el mercado que se desarrolla.
V.
JUSTIFICANTES O BENEFICIOS ESPERADOS
La contribución de los
sistemas gestores de documentos se fundamenta en los beneficios y las
facilidades que los empleados pueden obtener al consultar a tiempo documentos o
archivos que les permitan acceder a información previa referente a procesos,
solución de errores o incidentes históricos, así como posibilitar la
documentación de todo conocimiento nuevo que generen a partir de experiencias
obtenidas en el trabajo diario.
a.
Análisis de viabilidad
El desarrollo de la
presente investigación puede ser analizado desde tres puntos de vista que
respaldan su viabilidad. Todo requerimiento expuesto en los siguientes
apartados es alcanzable y no representan ningún obstáculo para la realización
del proyecto. En las siguientes secciones se presentan los requisitos o
recursos necesarios para la elaboración de la investigación y, a su vez, se
explica cómo se suplirán.
b.
Viabilidad operativa
Por la naturaleza de
la investigación, no se depende de ningún recurso humano más que del
investigador mismo. No hay ningún cliente meta específico que sea patrocinador
del proyecto, por lo que no existen requerimientos de una empresa en términos
de tiempo de su personal, espacios físicos u otros recursos.
c.
Viabilidad técnica
Para desarrollar la
presente investigación, se necesitará usar una computadora de escritorio para
la instalación y prueba de cada uno de los sistemas que se someterán a
comparación. La obtención de estos sistemas se puede realizar vía descarga
digital, por lo que se empleará una conexión a Internet de 8 Mbps / 1.5 Mbps,
la cual también será utilizada como medio para consultar los manuales y foros
respectivos a cada DMS.
d.
Viabilidad financiera
El desarrollo de este
proyecto depende, en gran medida, del tiempo por invertir en su elaboración, por
lo que uno de los rubros por tomar en cuenta como parte del costo total de la
investigación es la “hora consultor”. Este se calcula utilizando como base el
salario de Auxiliar de Sistemas, el cual corresponde a ₡650.650
($1135,51) mensuales (El Financiero. 2017)
Añadido a esto, se
encuentra el costo que representa el servicio de Internet necesario para
obtener el software correspondiente a los sistemas que se expondrán, el cual es
un servicio de pago mensual. Por otro lado, los sistemas de gestión de documentos
que serán sometidos a comparación son sistemas de código abierto, por lo que no
representa un costo en términos de licenciamiento. Con respecto al equipo de
escritorio que se utilizará en la investigación, no estará incluido como parte
del costo, ya que este no es rentado ni se debe conseguir para el desarrollo
del proyecto, sino que es propiedad del investigador. Habiendo definido todo lo
anterior, es importante aclarar que todo valor debe ser tomado como el costo
teórico del proyecto y será sufragado por el propio investigador.
VI.
OBJETIVO GENERAL
Comparar sistemas de gestión de documentos para lograr
la conservación del capital intelectual
§ Definir los sistemas de
gestión de documentos que se someterán a comparación.
§ Elaborar tablas comparativas
para visualizar los servicios que ofrecen los sistemas de gestión de documentos
y comparar sus servicios.
§ Seleccionar el sistema de
gestión de documentos que ofrezca mayores beneficios para la conservación del
capital intelectual de una empresa pyme
§ Definir una estrategia de
gestión del cambio, para adoptar la gestión del conocimiento.
VIII.
DELIMITACIÓN, ALCANCE O
COBERTURA
Es necesario aclarar que las
herramientas bajo análisis no son software gratis sino de código abierto y cada
una de ellas podría poseer un licenciamiento distinto. Debido a esto, el nivel
en el que pueden ser modificadas, manipuladas o mejoradas con add-ons o
plug-ins puede variar. Sin embargo, la presente investigación no busca medir la
versatilidad que los sistemas tienen para ser modificados o manipulados desde
su código fuente, en ese sentido, se realizará la comparativa con el sistema
base que ofrece el desarrollador. Por otro lado, si en su versión base (sin
necesidad de modificar el código fuente), el desarrollador permite soportar
plug-ins/add-ons, se podría evaluar su capacidad para utilizar esta opción, mas
no de cuáles o cuántos puede hacer uso.
IX.
RESTRICCIONES Y/O LIMITACIONES
Las restricciones del proyecto están dadas en términos
de los alcances, los recursos y tiempo disponibles para su realización. El
proyecto no pretende generar conocimiento nuevo, sino emitir un criterio a
partir de la recolección de datos y su evaluación. Ello se limita a la
herramienta como tal y no toma en cuenta aspectos propios del desarrollador del
sistema ni de reseñas o evaluaciones previamente realizadas por terceros. La
emisión del criterio pretende dar a conocer la mejor herramienta de las
evaluadas, pero no incluye la aplicación o implementación de esta.
En términos de los recursos disponibles, solamente se
dispone de un equipo de escritorio para realizar la instalación y las pruebas
de los tres sistemas que se evalúan, por lo que el análisis se realiza con una
herramienta a la vez. En el caso que el equipo soporte y permita la instalación
de los tres sistemas, sin que su funcionamiento se vea afectado, se evaluarán
de manera simultánea.
Es importante considerar también que el tiempo
disponible para el desarrollo del proyecto es de cuatro meses, por lo que la
adición de objetivos que puedan ser de interés no será posible, ya que no
existe certeza de que puedan ser completados dentro del marco de tiempo
establecido.
X. MARCO SITUACIONAL METODOLÓGICO
Previo a desarrollar la
investigación, es importante aclarar en su totalidad conceptos clave que más
adelante se relacionarán entre sí. La palabra conocimiento se define como
“entendimiento, inteligencia, noción, saber o noticia elemental de algo”. (Real
Academia Española, 2018). De manera individual, podemos interpretar esta definición
como todo saber que un individuo es capaz de obtener a lo largo de su vida
mediante prácticas o educación, tanto formal como informal.
De la misma forma puede suceder dentro de una empresa
u organización, es posible generar saber a lo largo de los años, con la
diferencia de que este saber se genera en conjunto y al trabajar en un campo
específico. Este saber generado a nivel empresarial da campo al concepto de
capital intelectual. En una definición más amplia y fácil de comprender,
podemos describir el capital intelectual y su importancia mediante una
metáfora:
Una corporación es como un árbol. Hay una parte que es
visible (las frutas) y una parte que está oculta (las raíces). Si solamente te
preocupas por las frutas, el árbol puede morir. Para que el árbol crezca y
continúe dando frutos, será necesario que las raíces estén sanas y nutridas.
Esto es válido para las empresas: si sólo nos concentramos en los frutos (los
resultados financieros) e ignoramos los valores escondidos, la compañía no
subsistirá en el largo plazo. (Edvinsson y Malone, 1999).
Al exponer el capital intelectual como una forma de
subsistencia empresarial, es sencillo entender la importancia que posee y, por
tanto, es comprensible que exista necesidad de gestionarlo. El término gestión
del conocimiento engloba conceptos que van más allá de su ordenamiento,
involucra también el análisis del conocimiento que posee una empresa: procesos
de planeación, control y desarrollo de actividades que fomenten la conservación
y el desarrollo de nuevos activos de conocimiento. Su propósito general es
aplicar este conocimiento o capital intelectual de tal manera que se alcancen
los objetivos organizacionales. (Brooking, 1997).
Steward (1998) define la importancia de gestionar el
conocimiento, pero de manera sintetizada, pues afirma que la gestión del
conocimiento está compuesto por una serie de procesos cuyo propósito principal
es fomentar el crecimiento del capital intelectual de una empresa, reuniendo
así de manera simplificada las ideas expuestas por Brooking y Edvinsson -
Malone.
La gestión del conocimiento se puede apoyar en
herramientas tecnológicas que permitan crear un ambiente en el que se conserve
de manera fácil y accesible y que, por resultado, fomente una cultura
empresarial de conservación del conocimiento. Estas herramientas son
denominadas sistemas de gestión de documentos (Document Management System o
DMS, por sus siglas en inglés) y se refieren a aquellos sistemas orientados al
almacenamiento y manejo de los documentos digitales que, por lo general,
ofrecen servicios de almacenamiento, metadata, histórico de versiones,
validación de datos, distribución y recuperación.
El tipo de investigación por
desarrollar corresponde a una de carácter evaluativo, es decir, tiene la
finalidad realizar una evaluación de un tema, programa u objeto
específico. Por evaluación se entiende
la investigación sistemática del valor o mérito de un objeto, en este caso,
sistemas de gestión de documentos, mientras que la investigación evaluativa
como un todo se define como “el proceso de aplicar procedimientos científicos
para acumular evidencia válida y fiable sobre la manera y grado que un conjunto
de actividades específicas produce resultados o efectos concretos.” (Rutman,
1977, pág. 16). La presente no está enfocada en un cliente en particular y su
propósito no es generar conocimiento nuevo, sino emitir un criterio a partir de
hallazgos previos.
Se pretende trabajar con un
alcance investigativo de tipo descriptivo, esto porque se busca realizar un
estudio que describa las propiedades, características y los perfiles de los
sistemas de gestión de documentos que se someten a comparación. El propósito principal corresponde a recoger
información de manera independiente para cada uno de los criterios de
evaluación y no cómo estos se relacionan entre sí. Se especifican las
características por investigar y sobre qué se recolectarán los datos para su
posterior análisis. Su valor reside en una muestra precisa de las dimensiones
del fenómeno en estudio y, a partir de ella, emitir de un criterio con respecto
al tema de la investigación.
En este proyecto se hace uso
de un enfoque alternativo ya que autores como Chavarría (2011) y Padrón (1992)
insisten en que los enfoques cualitativos y cuantitativos no existen de manera
separada. No tiene sentido implementar una solución mixta puesto que intentan
mezclar cosas que nunca han estado desligadas y, además, parten de paradigmas
incompatibles.
Al utilizar un abordaje
alternativo como enfoque, es necesario explicar las tres dimensiones que lo
comprenden y son aplicadas a la investigación. Se detalla a continuación la
dimensión epistemológica, ontológica y axiológica, sin hacer alusión a un
enfoque en particular. La dimensión epistemológica plantea la forma en la que
se adquiere el conocimiento y es dependiente de esto la postura que asuma el
investigador. Por la naturaleza de la presente, se tomará una postura de
observador, ya que se trata del estudio de sistemas de gestión de documentos ya
existentes y se pretende contrastar características propias de cada uno contra
ellos mismos. Se atenderán detalles relacionados con tipo de licenciamiento,
número de usuarios permitidos, plataforma, tipo de soporte, integración con
otras herramientas, formato de archivos soportados, sistema operativo
soportado, entre otros. Esta contrastación y documentación de resultados
implica que cada sistema deberá ser evaluado bajo condiciones similares.
Tabla 1.
Características y funcionalidades de los sistemas gestores de documentos.
|
Características base |
Funcionalidades
específicas |
|
§ Plataforma § Sistemas
operativos § Lenguajes § Formatos de
archivos soportados § Tipo de
soporte disponible § Disponibilidad
de herramientas de prueba en línea § Licenciamiento § Posibilidad
de crecimiento |
§ Cantidad de
usuarios § Cuota de
usuario § Control de
acceso § Acceso de
invitado o anónimo § Colaboración
en grupos definidos § Flujo de
trabajo § Tareas § Drag and
drop § Importación
masiva de documentos § Búsqueda y
recuperación § Control de
versiones § Exportar a
PDF § Previsualización
de documentos § Edición de
documentos en línea § Reportes de
actividad § Soporte
para add-ons |
Fuente: Elaboración propia. (2018).
XI.
Diagnóstico del estado actual
El criterio para seleccionar los sistemas gestores de
documentos que se someten a comparación parte del licenciamiento al que están
ligados. Se determina de esta manera ya que el objetivo es estudiar opciones
que una empresa tipo pyme pueda implementar y adoptar como parte de la gestión
de su conocimiento y conservación del capital intelectual, sin que represente
una inversión de dinero significativa en sus etapas iniciales. Por esta razón,
se buscan sistemas cuyo licenciamiento sea de código abierto. Por código
abierto nos referimos a aquellos sistemas que se han desarrollado bajo un
modelo basado en la colaboración abierta y entre cuyos beneficios podemos
encontrar la gratuidad, esto quiere decir que el software puede ser obtenido
sin necesidad de pagar por él. Por otro lado, se obtiene acceso al código
fuente, lo cual permite su modificación, corrección y añadidura de prestaciones
que el administrador o las necesidades del negocio determinen y consideren de
utilidad. Permite el acceso a crear mejoras y contribuye a la crear un modelo
de avance en conjunto. Además, se evitan “monopolios” al propiciar la no
dependencia de un único fabricante de software.
Figura 3.
LogicalDOC Document Management System. Logo official. Fuente:
LogicalDOC Srl. (2015).
LogicalDOC es un sistema gestor de documentos
desarrollado por LogicalDOC Srl, lanzado al mercado inicialmente el 11 de enero
de 2006. Fue diseñado para la gestión, indexación, recuperación, control y
compartición de documentos de forma segura dentro de una organización.
LogicalDOC es un repositorio de contenidos y documentos programado en Java, se
encuentra basado en la indexación mediante Lucene, una interfaz de programación
de aplicaciones (API) implementada inicialmente en Java y que hace uso de jBPM
como motor de flujo de trabajo, este último desarrollado por Red Hat.
Como se mencionó, este sistema gestor de documentos
fue desarrollado utilizando tecnología Java basada en estándares de tipo J2SE y
el servidor de aplicaciones Tomcat la hace instalable en diferentes
plataformas. A su vez, es una aplicación web que funciona con navegadores como
Internet Explorer, Mozilla Firefox, Safari y Google Chrome, gracias a esto los
usuarios no requieren instalar software adicional para acceder a la
herramienta. Su interfaz es construida mediante Google Web Toolkit, un
framework propiedad de Google que le permite al desarrollador ocultar del
usuario la complejidad que acarrea el uso de algunos de los aspectos de la
tecnología AJAX (JavaScript asíncrono y XML – Asynchronous JavaScript And XML).
La arquitectura de LogicalDOC está compuesta de una
serie de capas de aplicación que cumplen una función específica y se unen para
ofrecer un servicio completo. Está compuesta por tres capas: datos, procesos de
negocio y entidad del negocio, las cuales se comunican entre sí mediante
contextos de aplicación “Spring”. En general, la capa de datos es responsable
de la gestión de los recursos; este sistema hace uso de tres recursos
principales distintos: bases de datos relacionales que almacenan información
referente a usuarios, grupos y documentos; sistemas de archivos que mantienen
los documentos organizados en un espacio de disco específico e índices de texto
completo que permite las búsquedas rápidas por contenido.
En el caso de LogicalDOC, están modeladas como un
JavaBean y representan el concepto de clase principal, estas entidades pueden
ser implementadas por el administrador de la herramienta porque no contienen
lógica de negocio, haciéndolos objetos sencillos.
Estas entidades de negocio crean la interfaz de
programación de aplicación que le permite a la interfaz gráfica del usuario
conectarse e interactuar con los motores del sistema gestor de documentos. Es
mediante la interfaz web que el usuario es capaz de interactuar con LogicalDOC
y es gracias a los servicios web que se abre la posibilidad de utilizar
LogicalDOC como un middleware que puede ser integrado con otros sistemas en
caso de ser necesario. La estructura general de la arquitectura de LogicalDOC
puede ser vista en la Figura 5.
Figura 4. Arquitectura del sistema
gestor de documentos LogicalDOC. Fuente:
https://www.logicaldoc.com/ . (2018).
Para la presente investigación se hace uso de
LogicalDOC Comunity Edition o LogicalDOC CE, el cual está disponible para la
comunidad bajo la licencia GNU LGPL v3. La licencia pública general, reducida
de GNU o GNU Lesser General Public License por su nombre en inglés, garantiza
la libertad de modificar y compartir el software que se obtenga bajo ella,
asegurando que será libre para todos y cada uno de sus usuarios, es decir, la
comunidad será libre de usar, modificar y redistribuir el código bajo la
premisa de la licencia GNU LGPL v3.
LogicalDOC CE se proporciona tal cual se puede obtener
en su sitio web, no posee ningún tipo de soporte técnico por parte del equipo
desarrollador de LogicalDOC, pero es apoyado por desarrolladores externos y
entusiastas de la comunidad mediante un foro perteneciente a la comunidad de
usuarios. LogicalDOC pone a disposición
de potenciales usuarios e interesados distintos medios de contacto (teléfonos,
chats, correos y redes sociales) y ofrece, además, demos guiados en línea de su
herramienta, estos se coordinan y realizan de acuerdo con las necesidades
específicas de la organización que solicita el servicio.
Figura 5. OpenKM Knowledge Management. Logo official Fuente:
https://www.openkm.com/ . (2017).
OpenKM es un sistema gestor de documentos escrito en
Java por la empresa del mismo nombre (OpenKM). Fue un proyecto respaldado por
el gobierno español como parte del programa “Project Profit”, cuyo objetivo es
promover la conciencia financiera, mejorar la capacidad financiera de las
personas y de las compañías participantes en el mercado mundial y su primera
versión fue lanzada al público a finales del 2006.
Como parte de su desarrollo, OpenKM ha expandido su
mercado mediante la traducción de su herramienta a 35 lenguajes distintos,
permitiéndole así ser un sistema gestor de documentos que puede ser utilizado a
nivel mundial.
Este sistema provee de una interfaz web para el manejo
de archivos que incluye un repositorio de contenidos. Hace uso de Lucene como
medio para lograr la indexación de archivos y de jBPM como motor de flujo de
trabajo. Para su desarrollo, se utilizaron herramientas pertenecientes a
tecnologías abiertas y basadas en estándares Java EE y la aplicación de
servidor JBoss, lo que le posibilita al sistema ser instalado y utilizado en
diferentes plataformas.
Su arquitectura puede ser dividida en cuatro niveles o
capas, algunas compuestas por dos o más módulos. En el primer nivel es posible
encontrar los módulos de interfaz de usuario y distribución. La interfaz de usuario
de OpenKM es diseñada haciendo uso de Google Web Toolkit, por lo que puede ser
sencillamente accedida mediante un navegador web, ya sea Internet Explorer,
Safari, Chromium, Google Chrome y las versiones más recientes de Opera.
En el módulo de distribución, OpenKM implementa el
protocolo de Servicios de interoperabilidad de gestión de contenidos (Content
Management Interoperability Services o CMIS), lo cual permite la interconexión
y el control de sistemas de gestión documental y repositorios haciendo uso de
protocolos web. A su vez, pone a disposición un API mediante servicios web
(SOAP) y REST, que le permite ser un punto de integración con terceras
aplicaciones.
Figura 6. Arquitectura del sistema
gestor de documentos OpenKM. Fuente: https://www.openkm.com/ . (2018).
OpenKM puede ser visto en tres versiones: OpenKM
Community, OpenKM Profesional y OpenKM cloud; sin embargo, para esta investigación
se trabaja con OpenKM Community, con la modalidad de licenciamiento GNU GPL v2.
Bajo la licencia pública general (General Public
License o GNU, por sus siglas en inglés), se garantiza la libertad de utilizar,
estudiar, compartir y modificar el software. Al ser GPL, se busca garantizar la
libertad de los usuarios sobre el software, pero pretende protegerlo de
intentos de apropiación que restrinjan las libertades previamente establecidas
a nuevos o futuros usuarios, cada vez que este sea redistribuido, modificado o
mejorado. Así mismo, bajo esta licencia, el software es completamente gratuito,
cumpliendo con el criterio principal de escogencia para las herramientas que se
comparan en la investigación.
Igualmente, OpenKM ofrece la posibilidad de acceder a
un demo en línea de la herramienta, la cual no es una demostración guiada, pero
sí es gratuita. Los puntos de contacto con el desarrollador se basan en correos
electrónicos y números telefónicos en los cuales los potenciales clientes
pueden realizar consultas respecto a versiones disponibles, servicios y
opciones de escalamiento.
Figura 7. Alfresco. Logo oficial. Fuente: Alfresco Software Inc. (2017).
Alfesco es un sistema gestor de contenidos con
funciones para gestión de documentos escrito en Java y desarrollado por
Alfresco Software Inc. Esta es una empresa de software cuya meta es promover la
digitalización empresarial, fundada en 2005, posee bases en San Mateo,
California, Estados Unidos y Maidenhead, Reino Unido y realizó el lanzamiento
de su herramienta por primera vez en noviembre de 2005.
La presente investigación se enfoca, sin embargo, en
Alfresco Community Edition, la cual corresponde a una versión de código abierto
de su sistema Alfresco Content Services. Esta versión se encuentra cubierta
bajo la licencia GNU LGPLv3 (licencia pública general reducida de GNU o GNU
Lesser General Public License), lo cual asegura compartir y modificar el
software que se encuentre cubierto por ella y que esté libre para todos sus
usuarios.
Su arquitectura está conformada por tres componentes
principales: la plataforma, la interfaz de usuario y el motor de búsqueda;
estos se implementan como aplicaciones web separadas.
En esta arquitectura el componente principal es la
plataforma, puesto que provee el repositorio en el cual el contenido es
almacenado y posee todos los servicios asociados. Alfresco Community Edition
provee como componente una interfaz de usuario para el repositorio del
componente de plataforma y este es implementado como aplicación web, lo que
hace posible su acceso mediante un navegador web y facilita su uso a usuarios y
administradores en términos de manipulación y trabajo con documentos e
información contenida dentro de la herramienta.
Figura 8. Arquitectura del sistema gestor de
contenidos Alfresco Community Edition. Fuente: Alfresco
Software Inc. (2018).
Alfresco pone a disposición de sus usuarios un sitio
web en diferentes lenguajes: inglés, italiano, alemán, francés, italiano,
japonés y español. Su documentación es clara y ordenada, en la que es posible
encontrar videotutoriales, guías para instalar, actualizar, configurar y
administrar la herramienta, así como un espacio en el cual consultar posibles
errores comunes y sus respectivas soluciones. Posee también una guía para
desarrolladores, en la cual se encuentra explicada a fondo la arquitectura de
la herramienta, los modelos de programación, posibles integraciones y
extensiones, así como un breve glosario que expone los conceptos generales
necesarios para entender lo descrito dentro de la guía, todo esto disponible
solamente en idioma inglés.
Para el caso de Alfresco Community Edition, no se
encuentra disponible soporte propio del desarrollador, sin embargo, es posible
acceder al foro moderado y respaldado por la comunidad de usuarios de Alfresco.
Este foro cubre consultas e información de todos los productos ofrecidos por
este desarrollador y se encuentra estructurado por servicio, es decir, se
divide en subforos que se enfocan en servicios de contenidos, servicios de
procesos, plataforma digital de negocio y estructura de desarrollo de
aplicaciones.
En esta sección se encuentran las tablas comparativas
respectivas a las características por evaluar para cada uno de los sistemas
gestores de documentos desarrollados en la sección 4.1. Se compone de dos
tablas que evalúan un conjunto de características distintitas: la primera
corresponde a las características estándar o base que describen información
general de las herramientas, por ejemplo, lenguajes, tipo de soporte
disponible, licenciamiento, etc.
La
segunda tabla corresponde a características o funcionalidades específicas
esperadas de un sistema gestor de documentos necesarias para solventar
necesidades organizacionales de gestión del conocimiento, por ejemplo, flujos
de trabajo, búsqueda, tareas, etc.
Tabla 2. Características base por evaluar
en los sistemas gestores de documentos.
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SGD Rubro |
Alfresco Community Edition |
LogicalDOC CE |
OpenKM Community |
|
Plataforma |
Cliente / servidor |
Cliente / servidor |
Cliente / servidor |
|
Sistemas operativos |
Windows, Linux y Unix
Solaris |
Windows, MacOS X, GNU/Linux |
Windows, MacOS, GNU/Linux y
Unix |
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Lenguajes |
Español, inglés, francés,
alemán, italiano, y japonés |
Veintinueve lenguajes entre
ellos: español, inglés, alemán y ruso. |
Inglés, español, francés
(Más disponibilidad de 35 paquetes de lenguajes) |
|
Licenciamiento |
GNU LGPL V3 |
GNU LGPL V3 |
GNU GPL V2 |
|
Navegadores |
Internet Explorer, Google Chrome, Firefox, Safari y
Opera. |
Google Chrome, Internet Explorer, Firefox y Safari |
Internet Explorer, Firefox, Safari, Google Chrome,
Chromium y Opera. |
|
Formato de archivos
soportado |
OpenOffice, LibreOffice, Microsoft Office, PDF,
imágenes, video y audio. |
LibreOffice, OpenOffice, PDF, Microsoft Office,
HTML, JPEG, XML. |
OpenOffice.org, LibreOffice, Microsoft Office, PDF,
HTML, TXT, JPEG, XML, MP3 |
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Soporte disponible |
Comunitario |
Comunitario |
Comunitario |
|
Herramienta de prueba en
línea |
No disponible |
Disponible con guía experta |
Disponible |
Fuente:
Elaboración propia. (2018).
Cada
uno de los rubros mencionados en la tabla anterior corresponden a las
siguientes definiciones:
§ Plataforma: Se refiere al tipo
de equipo en el cual el sistema gestor de documentos puede ser ejecutado. En el
caso de las herramientas en estudio, pueden ser instaladas y ejecutadas en
equipos tipo cliente (computadoras de escritorio dedicadas) o servidores.
§ Sistemas operativos: Sistemas
operativos con los cuales las herramientas en estudio pueden funcionar
correctamente. Es importante destacar su funcionamiento en sistemas operativos
de código abierto, puesto que contribuye a mantener una posible implementación
con el costo más bajo posible y sin que signifique una inversión alta para la
organización.
§ Lenguajes: Idiomas en los
cuales la herramienta está disponible.
§ Licenciamiento: Especificación
del tipo de licencia de código libre bajo la cual están protegidos los sistemas
gestores de documentos empleados en la investigación.
Tabla 3. Funcionalidades específicas por
evaluar en los sistemas gestores de documentos.
|
SGD Rubro |
Alfresco Community Edition |
LogicalDoc CE |
OpenKM Community |
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Cantidad de usuarios |
Ilimitada |
Ilimitada |
Reducido |
|
Asignación
de cuota de usuario |
ü |
û |
û |
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Control de acceso |
ü |
ü |
ü |
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Acceso de invitado o anónimo |
û |
ü |
û |
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Colaboración en grupos definidos |
ü |
ü |
û |
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Flujo de trabajo |
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ü |
ü |
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Tareas |
ü |
ü |
û |
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Drag and drop |
ü |
ü |
û |
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Importación masiva de documentos |
ü |
ü |
ü |
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Búsqueda y recuperación |
ü |
ü |
ü |
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Control de versiones |
ü |
ü |
ü |
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Exportar a PDF |
ü |
û |
û |
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Previsualización de documentos |
ü |
ü |
ü |
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Edición de documentos en línea |
û |
û |
û |
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Mensajería |
û |
ü |
ü |
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Reportes |
û |
ü |
ü |
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Soporte para add-ons |
ü |
ü |
ü |
Fuente:
Elaboración propia. (2018).
Para
un mejor entendimiento, cada una de las funcionalidades específicas mencionadas
en la tabla anterior se define de la siguiente manera:
§ Cantidad de usuarios: Cantidad
de usuarios que permite la herramienta en estudio. En el caso de las
herramientas que permiten usuarios ilimitados, debe dejarse claro que están
sujetas a la capacidad del equipo que albergará la información y ejecuta el sistema
gestor de documentos. En cuanto a la herramienta con una cantidad de usuarios
reducidos, el desarrollador se refiere a que no se recomiendan más de 50
usuarios registrados, puesto que eso podría volverse una carga pesada para el
sistema.
§ Cuota de usuario: Se refiere
al espacio en gigabytes del que dispone cada uno de los usuarios registrados en
la herramienta, para el almacenamiento y manejo de archivos.
§ Control de acceso: Compuesto
por todos los ajustes y definición de roles o privilegios que puede realizar el
administrador con respecto a los accesos que un usuario puede tener dentro del
sistema gestor de documentos.
§ Acceso de invitado o anónimo:
Permite al administrador dar acceso a la herramienta a un invitado o usuario
anónimo sin necesidad de registrarlo en la base de datos del sistema.
El desarrollo de esta sección se apoya en todos los
hallazgos y la información recopilada en el capítulo número cuatro “Análisis o
diagnóstico”, puesto que busca emitir un criterio sobre cuál de las tres
herramientas analizadas puede ofrecer mayores beneficios para conservar el
capital intelectual en una empresa pyme. Así mismo, una vez definida esta
herramienta, se pretende ofrecer una estrategia de gestión del cambio que pueda
ser utilizada en caso de implementar un sistema gestor de documentos en una organización,
de manera tal que sea exitosa y, sobre todo, beneficiosa. Como se mencionó en
secciones anteriores, el proyecto se lleva a cabo en fases distintas claras y
ordenadas, las cuales definen qué se lleva a cabo en cada una de ellas para
cumplir con los objetivos propuestos como parte de la investigación. Consta de
cuatro fases nombradas como A, B, C y D, las que se profundizan y explican en
las secciones siguientes.
Es
importante recordar que la elaboración y resolución de objetivos de cada etapa
es consecutiva y una siempre depende de la anterior. De manera general, los
objetivos de cada etapa se definieron de la siguiente manera:
Figura 9. Flujo de fases del proyecto. Fuente: Elaboración propia. (2018).
Tabla 4. Objetivos por fase de proyecto
|
Fases |
|
A –
Selección e instalación en equipo de prueba de los SGD por comparar |
|
B –
Descripción de SGD elegidos, evaluación de los sistemas, creación de tablas
comparativas y emisión de criterio de acuerdo con la información recolectada. |
|
C –
Definición de estrategia de gestión del cambio |
|
D –
Compilado – Investigación completa en formato PDF |
Fuente:
Elaboración propia. (2018).
En esta fase se seleccionaron e instalaron los
sistemas gestores de documentos sometidos a comparación. Las herramientas
elegidas fueron Alfresco Community Edition, LogicalDOC Community Edition
(LogicalDOC CE) y OpenKM Community. El criterio principal para escoger las
herramientas está basado en su tipo de licenciamiento: era indispensable que
estos sistemas gestores de documentos estuvieran creados bajo el concepto de
código abierto, puesto que parte de la intención de la investigación es exponer
herramientas que, en una potencial implementación, no representen una inversión
de dinero significativa.
Si bien existen más herramientas que cumplen con este
criterio, factores simples como accesibilidad del sitio web del desarrollador,
acceso a la herramienta (descarga de instaladores compilados), actualidad del
proyecto, guías de instalación, soporte comunitario y posibilidades de
escalamiento fueron criterios que se tomaron en cuenta para la elección final
de estas.
La instalación de los sistemas se realizó de manera
simultánea, haciendo uso de máquinas virtuales, permitiendo así crear entornos
de prueba completamente dedicados al sistema gestor de documentos que alberga,
sin que estos llegaran a afectar el resto de la infraestructura y, además,
permitió el aprovechamiento de los recursos compartidos.
La fase A representa la base de la investigación
puesto que es a partir de la finalización de esta, que se realiza tanto la
indagación teórica como la evaluación técnica de las herramientas elegidas en
los inicios de la etapa.
Para cada uno de los sistemas gestores de documentos
elegidos en la fase A, se indagó y recolectó información referente a su
desarrollador, año de lanzamiento, funcionamiento, estructura, soporte, medios
de contacto al desarrollador, entre otros. De la misma manera se realizó la
evaluación técnica de las herramientas.
La
evaluación técnica está constituida de dos partes: la primera, más que una
evaluación, es una recopilación de las características técnicas generales de la
herramienta. A esta primera parte se le denomina evaluación de las
características base del sistema, las cuales pueden ser vistas en la sección 4.2.1 Características base.
La segunda parte de la evaluación técnica corresponde
a la evaluación de las funcionalidades específicas que se esperan las
herramientas posean para cumplir con la finalidad de la conservación del
capital intelectual. Consiste en 17 rubros, de los cuales 16 tienen un peso
porcentual en la última evaluación por realizar para emitir el criterio final.
Cada uno de estos rubros tiene un valor de 6.25% y la máxima calificación que
puede obtener un sistema es de 100%. Estos rubros pueden ser repasados en la
sección 4.2.2 Funcionalidades específicas.
El criterio final se basa en la calificación que el
sistema gestor de documentos obtiene de acuerdo con una serie de
funcionalidades específicas que se espera que cumpla. Según lo anterior, la
calificación mínima es de 6.25% y la máxima de 100%.
Basado en la evaluación realizada mediante la tabla 10
(Características base por evaluar en los sistemas gestores de documentos) y
teniendo claro el valor de cada uno de los rubros contenidos en ella, se
obtienen los siguientes resultados:
Tabla 5. Resultados de evaluación técnica
|
Sistema Gestor de Documentos |
Calificación |
|
Alfresco Community Edition |
75% |
|
LogicalDOC CE |
81.25% |
|
OpenKM Community |
56.25% |
Fuente:
Elaboración propia. (2018).
Según la tabla anterior, se determina que el sistema
gestor de documentos LogicalDOC, ofrece mayores funcionalidades que pueden
servir a una organización para la conservación del capital intelectual. Sin
embargo, no obtiene la calificación perfecta, por lo que es importante comentar
cuáles son sus desventajas.
LogicalDOC en su edición open source no permite
asignar cuota o espacio en base de datos por usuario, lo cual dificulta
controlar cuánto espacio puede uno u otro usuario utilizar; sin embargo, mediante
su funcionalidad de reportes es posible monitorear el uso y el estado de la
base de datos. Por otro lado, esta edición carece de edición en línea y no
permite exportar documentos en formato PDF. En este sentido, se refiere
solamente a que no es capaz de convertir archivos de texto en archivos PDF,
pero es capaz de manejarlos e incluso previsualizarlos.
Sin embargo, estas carencias en el sistema gestor de
documentos difícilmente pueden afectar su funcionalidad principal, la cual es
la conservación del capital intelectual mediante la documentación apropiada y
ordenada de la información.
Esta fase tiene como objetivo generar una estrategia
de gestión del cambio para adoptar la gestión del conocimiento en caso de una
potencial implementación de sistemas gestores de documentos.
Inicialmente, es importante comprender que la gestión
del cambio se refiere a un método que busca facilitar y conseguir una
implementación exitosa de procesos de transformación, en este caso este proceso
se refiere a la adopción de la gestión del conocimiento. Este método implica
trabajar con todos aquellos que componen y se relacionan con la organización
para generar aceptación y asimilación del cambio, esto, con el objetivo de
reducir la resistencia.
Su importancia radica en el aporte a la continuidad
del conocimiento, puesto que se dice que sin esta continuidad es imposible
afirmar que una organización aprende; esto, porque si una organización pierde
su conocimiento, le será imposible mantener una base necesaria para aprender de
sus errores y experiencias. La pérdida de conocimiento se da cuando los
empleados abandonan la organización y aunque no siempre se le preste
importancia, esto representa una amenaza a la productividad.
Drucker (1993) acuñó el término “trabajadores del
conocimiento” para referirse a aquellos integrantes de la fuerza laboral cuyas
destrezas principales son las intelectuales y no las manuales, son aquellas
personas que aplican su conocimiento más que sólo fabricar cosas.
Como se mencionó en el apartado anterior, la gestión
del cambio busca garantizar que la adopción de nuevas actividades o procesos pueda
ser exitosa, con la menor cantidad de impactos negativos posibles. Es
importante comprender que los cambios no siempre vienen acompañados de una
connotación negativa y que su constancia busca suplir las necesidades del
negocio y todos sus actuales y futuros planes estratégicos.
Es común que todo cambio esté acompañado de
obstáculos, por lo cual una estrategia, planificación y gestión adecuada de
este cambio es muy importante, ya que se busca que el cambio a realizar traiga
más beneficios que problemas. La estrategia presentada a continuación está
fundamentada en las enseñanzas de Karen Tricomi, una consultora retirada, con
más de 25 años de experiencia en el área de gestión del cambio a grandes
escalas y complejidades.
Es normal fomentar el desarrollo del negocio para
mantenerse competitivo en el mercado en que este se desarrolla y es natural
experimentar con estrategias, sistemas, procesos, etc. que puedan impulsar la
mejora continua. Sin embargo, es común dejar de lado el análisis de si un nuevo
cambio es lo que realmente se alinea con los objetivos del negocio y esto les
puede llegar a convertir en cambios no proactivos.
La poca diligencia en toma de decisiones puede
representar problemas en la manera en la que el negocio se desarrolla y agravar
la situación en la que se encuentra en lugar de mejorarla o potenciarla.
Se presentan a continuación seis preguntas sencillas
con las que el negocio puede tener claridad de si el cambio que desea realizar
es impulsado por las buenas prácticas de la toma de decisiones:
i.
¿A quiénes impactará este cambio? – Comprende una evaluación del
impacto, para comprender quién se verá afectado y qué significará esto para
ellos. ¿Cuántos cambiarán drásticamente la forma en la que realizan su trabajo?
¿Será necesaria capacitación, ayuda o supervisión en los primeros días, semanas
o meses después del cambio? Es importante entender el trabajo de quién se
impacta y en qué medida se hace.
ii.
¿Cuál es el problema? – El cambio debe estar conducido hacia un objetivo
establecido. La organización debe estar en capacidad de expresar cuál es el
problema y cómo lo solucionará el cambio, “Enfrentamos el problema A y lo
resolveremos aplicando B”. El no expresarlo de esta manera no significa que el
cambio sea completamente innecesario, pero es una señal de falta de indagación
e información que respalde su funcionalidad. Es importante tener presente que
un cambio mal fundamentado puede costarle a la organización más de lo que
realmente vale.
iii. ¿Por qué esto y no eso? – Una
buena decisión se basa en la comparación de las soluciones disponibles, si bien
no es un proceso formal estricto, es un método para tener variedad de
soluciones a un problema ya planteado, definir qué criterios de elección y
trabajar con la que mejor se adapte a la situación acontecida.
Este proceso se inicia con el establecimiento de
objetivos, una vez asegurada la necesidad del cambio y teniendo clara la posición
actual de la entidad, se debe definir qué se espera alcanzar con este cambio.
El éxito del proceso se define en gran parte por la estrategia de comunicación
que se emplee, por lo que es de gran importancia identificar e involucrar a los
interesados desde el inicio de la implementación del cambio.
Es recomendable compartir tanta información como sea
posible y tomar en cuenta toda retroalimentación que se pueda recibir durante
este proceso. Las personas que se ven impactadas por el cambio son parte fundamental
del éxito de este, no solamente son quienes mueven a la organización, también
son potenciales obstáculos en cuanto a la implementación del cambio se refiere.
Esta resistencia al cambio puede ser reducida cuando los afectados comprenden
el fundamento detrás de él, se les hace parte del proceso y se les comunica de
manera clara cuáles son los beneficios que obtendrán de este proceso.
Quien sea denominado patrocinador del proceso de
cambio debe participar activamente en el proyecto, pues es quien más conoce,
tiene claras las necesidades que se deben suplir y es quien debe validar si lo
que se está llevando a cabo cumple con las expectativas.
El proceso de implementación del cambio no finaliza
una vez que se haya completado, es importante proporcionar supervisión y
soporte a los empleados impactados por este cambio. La comunicación debe
mantenerse, por lo que debe existir un medio por el cual las personas puedan
hacer preguntas y reportar posibles problemas.
En
resumen, la implementación del cambio se basa en los siguientes pasos
desarrollados anteriormente:
§ Establecer objetivos
§ Identificar e involucrar a los
interesados
§ Utilizar la comunicación como
herramienta de trabajo
§ Involucrarse en el proceso
§ Proveer soporte después de la
implementación
XIII.
CONCLUSIÓN
Como
parte de las conclusiones, es acertado decir que todos y cada uno de los
objetivos fueron logrados y completados con éxito. Para muestra, se puede
desglosar el cumplimiento de los planteados al inicio de la investigación. Se
definieron y seleccionaron tres sistemas gestores de documentos para comparar,
lo cual sienta la base y el inicio de la investigación. Así mismo, se recopiló
información referente a cada una de ellas, la cual puede ser utilizada como una
pincelada para comprender su funcionamiento, elaboración y estructura. Una vez
definidos los sistemas gestores de documentos, se completó la creación de
tablas que cumplen con la función de material de apoyo para la visualización de
las características generales de los sistemas, así como funcionalidades
específicas tomadas como criterios de evaluación. Con base en los resultados
obtenidos en las tablas, es posible visualizar de manera clara el sistema
gestor de documentos que cumple con la mayor cantidad de funcionalidades
específicas, las cuales ejemplifican los beneficios que una empresa tipo pyme
pequeña puede obtener de esta. A partir
de la investigación, el análisis realizado para completar dichas tablas y la
suma de puntajes, determina que la mejor herramienta para el fin de la gestión
de la documentación es LogicalDOC
XIV. RECOMENDACIÓN
Esta investigación puede ser
tomada como base para una posible implementación del sistema seleccionado
(LogicalDOC), de esta manera se pueden obviar los pasos de análisis de las
herramientas disponibles en el mercado de software para la gestión del conocimiento
y se puede prestar mayor atención a monitorear y medir la efectividad de esta
dentro de un entorno aplicado o de producción. De igual manera, esta
implementación puede ser guiada con la estrategia de gestión del cambio y de
ser posible, que sea mejorada o ampliada mediante las lecciones aprendidas de
una ejecución de proyecto. Las modalidades de benchmarking pueden ser
ampliadas; partiendo de LogicalDOC CE, se puede realizar un estudio más
profundo en términos de plataforma, por ejemplo, eficiencia y eficacia de la
herramienta según el sistema operativo en el que se instala, comparación de
valores de latencia según la base de datos implementada, etc. Cabe destacar que
aún si se cuenta con los recursos tecnológicos necesarios, el capital
intelectual no puede ser resguardado si no se logra plasmar el conocimiento
individual en un formato rastreable, modificable y almacenable. Por esta razón,
es beneficioso ampliar el alcance del tema y no obviar el factor humano que lo
potencia, puede ser realizado mediante aplicación de métodos para la
identificación y captura del conocimiento como los son el modelo Dow Chemical
(Petrash, 1996) o el modelo MAGIC (Rivero, 2006).
Alfresco Software, Inc.
(2017). Alfresco documentation – Alfresco Community Edition 5.1. Recuperado
de
http://docs.alfresco.com/community5.1/concepts/welcome-infocenter_community.html
Free Software Foundation. (2007). GNU
General Public License. Recuperado de https://www.gnu.org/licenses/gpl.html
Free Software Foundation. (2007). GNU Lesser
General Public License. Recuperado de https://www.gnu.org/licenses/lgpl-3.0.en.html
LogicalDOC Srl. (2015). LogicalDOC Community Forum.
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OpenKM. (2017). OpenKM 6.3 – CE. Recuperado de
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Tricomi, K., (2012). Change management
strategies: 6 tips. BPM Institute. Recuperado de
http://www.bpminstitute.org/resources/articles/change-management-strategies-6-tips
Tricomi, K., (2012). Change – Too much of
a good thing? BPM
Institute. Recuperado de
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Tricomi, K., (2012). Change – The
aftermath. BPM
Institute. Recuperado de
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Alavi M. y Leidner D. E.,
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and Knowledge Management Systems. MIS Quaterly. Estados Unidos, Houston: MIS
Research Center.
Drucker, P. F., (1993). Post – Capitalist
Society. Estados
Unidos: Harpercollins.
Petrash, G., (1996). Dow’s Journey to a Knowledge Management
Culture. Europe
Management Journal. Reino Unido: Elsevier Ltd.
Rivero S., (2006). La
gestión del potencial intelectual como estrategia competitiva. España: Human
Management Systems
Sarur Zanatta, M.S., (2013).
La importancia del capital intelectual en las organizaciones. Ciencia Administrativa. México, Veracruz:
IIESCA.