Comparaci�n de Gesti�n de
Documentaci�n para las conservaciones del capital intelectual en una empresa
PYME.
Comparison of Documentation Management for the
conservation of intellectual capital in a SME company
Katty Elizabeth
Bola�os Rodriguez
katboro@gmail.com
Jorge Arturo
Castillo Matarrita
Recibido 7/set/2018
Aprobado 21/dic/2018
Resumen � El
trabajo surgi� por la necesidad de identificar el proceso de adecuado de como
poder documentar y retener el capital intelectual que se define como un
conjunto de activos intangibles basado en conocimientos obtenidos a ra�z de la
experiencia empresarial y el conocimiento t�cito y expl�cito de las personas
que componen una empresa. Es posible encontrar autores que respaldan la
importancia de tal activo, resaltando la necesidad de conservarlo e
implementarlo como parte del desarrollo diario de una organizaci�n. Algunas
investigaciones destacan la posibilidad de apoyarse en herramientas
tecnol�gicas como medio de conservaci�n segura y efectiva del capital
intelectual e, incluso, fomentan dicho uso; sin embargo, no es posible
encontrar evidencia suficiente dentro de estas. La propuesta se orient� a
empresas tipo pyme peque�a, por lo que se desarrolla con un enfoque en sistemas
de c�digo abierto, de tal manera que en una posible implementaci�n la
herramienta no represente una alta inversi�n. De igual manera, se mostraron los
pasos seguidos para emitir el criterio final y aunque solamente una herramienta
se eligi� producto de este proceso, existe un apartado para cada una de ellas
con informaci�n pertinente que ampl�a sus caracter�sticas, tales como arquitectura
y las tecnolog�as en las cuales se basan.
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Palabras Claves: Buenas Pr�cticas, IP, Capital
Intelectual, herramientas, LogicalDOC, Arquitectura, OpenKM.
Abstract - The work arose from the need to identify
the process of adequate to document and retain the intellectual capital that is
defined as a set of intangible assets based on knowledge obtained from business
experience and the tacit and explicit knowledge of people who they make up a
company. It is possible to find authors who support the importance of such an
asset, highlighting the need to preserve it and implement it as part of the
daily development of an organization. Some research highlights the possibility
of relying on technological tools as a means of safe and effective conservation
of intellectual capital, and even encourage such use; however, it is not
possible to find sufficient evidence within these. The proposal was aimed at
small SME companies, so it is developed with a focus on open source systems, so
that in a possible implementation the tool does not represent a high
investment. Likewise, the steps followed to issue the final criterion were
shown and although only one tool was chosen as a product of this process, there
is a section for each of them with pertinent information that expands its
characteristics, such as architecture and technologies in the which are based.
Keywords: Best Practices, IP, Intellectual Property
(Capital), tools, LogicalDOC, Architecture, OpenKM.
I.
INTRODUCCI�N
La presente investigaci�n se refiere a los sistemas de
gesti�n de documentos como medio tecnol�gico para el resguardo del capital
intelectual y todo conocimiento que lo forme. Por capital intelectual
entendemos el conocimiento de una organizaci�n: informaci�n intangible capaz de
producir valor al alinearse con los objetivos de una empresa. Por otro lado,
los sistemas de gesti�n de documentos se definen como aquellos sistemas
inform�ticos cuyo objetivo es almacenar, administrar y controlar el flujo de
datos dentro de una empresa.
El fundamento de la investigaci�n nace en
problem�ticas que se presentan frecuentemente en las empresas en cuanto a
capital intelectual se refiere. De manera general, al analizar el valor de una
organizaci�n y establecer su situaci�n financiera, es com�n tomar como aspectos
principales los bienes muebles e inmuebles que posee, existiendo casos en los
que se deja por fuera la consideraci�n del capital intelectual como parte de su
val�a.� Como se mencion�, la importancia
del capital intelectual radica en la capacidad que tiene para potenciar
econ�micamente el crecimiento empresarial y su p�rdida o cualquier amenaza
latente que exista contra su conservaci�n puede originar da�os contra la
empresa misma. El inter�s acad�mico y profesional se sustenta en trabajos de
autores e investigadores que insisten en considerar el capital intelectual como
el activo intangible m�s valiosos de una entidad, especialmente cuando se
maneja, administra y conserva de manera adecuada.
Actualmente, al vivir en una era de tecnolog�as de la
informaci�n, es mucho m�s sencillo encontrar herramientas para conservar y
administrar tan valioso capital mediante software de gesti�n de documentos,
conocidos por sus siglas en ingl�s como DMS (Document Management System). Sin
embargo, no todo DMS ofrece los mismos servicios y no todos sus servicios son
de vital importancia para el manejo del conocimiento, por esta raz�n, es
posible definir la presente como una investigaci�n evaluativa, al aportar un
an�lisis de la capacidad y gama de servicios que prestan tres sistemas gestores
de documentos distintos y, partiendo de esto, se emitir� un criterio con
respecto a cu�l otorga mayores beneficios.
Por su parte, el cap�tulo n�mero tres se enfoca en los
procesos metodol�gicos del proyecto y pretende exponer la naturaleza de la
investigaci�n, sus fundamentos conceptuales, tipo y el enfoque metodol�gico
empleado para su desarrollo. En el cap�tulo cuatro, se inicia el desarrollo del
tema principal de la investigaci�n, es decir, el desarrollo de la propuesta.
Este abarca la descripci�n de cada una de las herramientas sometidas a
comparaci�n, as� como las tablas comparativas con su respectivo desglose, que
sirven de base para la emisi�n del criterio final.
II. ANTECEDENTES DEL PROBLEMA DE ESTUDIO
Para entender con
claridad los antecedentes, es importante aclarar que se est� trabajando en el
�rea de la gesti�n del conocimiento, un t�rmino y una disciplina que tienen
poca historia y que, junto al surgimiento de la sociedad del conocimiento, gestiona
algo intangible. Sobre esta l�nea, podemos tomar el capital Intelectual como
uno de los activos intangibles que se gestionan dentro del vasto campo del
conocimiento y su importancia y definici�n se sustenta en autores como Gordon
Petrash y Peter Drucker. Petrash (1996) define el capital intelectual como la
suma de tres capitales distintos: humano, organizacional y cliente. El primero
corresponde al conocimiento que cada individuo tiene y es capaz de generar. El
segundo es todo conocimiento que ha sido capturado o institucionalizado dentro
de la estructura de la organizaci�n a la que pertenece. El tercero es la
percepci�n de valor que tiene los clientes al hacer negocios o consumir
productos que genera la empresa. Bajo este simple modelo, es sencillo entender
los conceptos que capturan y generan valor dentro de una organizaci�n.
Drucker (1993), por su
parte, destaca la creaci�n de una teor�a que establezca el conocimiento en el
centro de la producci�n de la riqueza, ya que el recurso b�sico de toda empresa
es el saber. Al ser poseedores de este, factores como la mano de obra y el
capital monetario pueden pasar a ser secundarios y son obtenibles en tanto
nunca falte el saber. Autores como Sarur (2013) se basan en definiciones
mencionadas y reconocen el capital intelectual como activo intangible que
otorga valor a la organizaci�n y establece la importancia de usar sistemas que
fomenten la conservaci�n y creaci�n segura de ese conocimiento.� Comprendido lo anterior, podemos observar que
la importancia del capital intelectual como fuente de crecimiento econ�mico
empresarial, mediante su aplicaci�n y conservaci�n, es respaldada por distintos
textos e investigaciones publicadas.
�III.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Actualmente
es posible encontrar con facilidad informaci�n y textos que hacen referencia al
concepto y la importancia que tiene el capital intelectual dentro de una
empresa y, a su vez, incentivan su conservaci�n. No obstante, no exponen
ninguna de las herramientas tecnol�gicas que podr�an ser utilizadas para
preservar el conocimiento que describen.
Figura 1. Diagrama
de Ishikawa (causa � efecto). Fuente: Elaboraci�n propia. (2018).
Como se mencion� en
apartados anteriores, la importancia del capital intelectual y el incentivo de
su conservaci�n pueden ser encontrados y respaldados por distintos autores,
textos e investigaciones. Aun cuando algunos de ellos mencionan la importancia
de incorporar las tecnolog�as de la informaci�n como medio para facilitar la
conservaci�n del conocimiento, no hay evidencia suficiente de la exposici�n de
una herramienta o herramientas espec�ficas dentro de la gama de sistemas que
ofrecen las TI. Si bien es importante tener claros estos conceptos y entender
el papel que conlleva este activo intangible dentro de una empresa, es de poca
funcionalidad si no se buscan y se conocen medios para lograr lo que se
describe en estos estudios.
El problema radica en
la no presentaci�n de la existencia de sistemas espec�ficos que apoyan la
preservaci�n de conocimiento, su definici�n y estudio de sus servicios,
alcances y beneficios. El no abordar este tema obstaculiza la conservaci�n
ideal del capital intelectual y mantiene activo el peligro de p�rdida de este.
La problem�tica
analizada se centra en la no exposici�n de los sistemas de gesti�n de
documentos disponibles en el mercado, los cuales podr�an ser utilizados para la
conservaci�n del capital intelectual de una empresa u organizaci�n. Se
fundamenta en la importancia del capital intelectual y c�mo dicho conocimiento
puede potenciar el avance econ�mico y empresarial de una organizaci�n cuando
este se alinea con sus objetivos.
Dicho lo anterior, es
posible identificar la existencia de potenciales problemas o casos en los que
la falta de conservaci�n del conocimiento podr�a afectar el desarrollo de una
empresa. Por ejemplo, el despido o renuncia de un empleado puede significar la
p�rdida de conocimiento en relaci�n con procesos, est�ndares e informaci�n
general del �rea en la cual esta persona se desempe�aba. Esta situaci�n podr�a
obstaculizar el desarrollo del �rea que el empleado abandona, as� como
dificultar y ralentizar la adaptaci�n de la persona que lo sustituir�.
Si bien el problema
principal se enfoca en la no conservaci�n del conocimiento por falta de
informaci�n referente a medios para lograrlo, es importante reconocer que este,
aun siendo visto como un solo problema, puede llegar a desdoblarse en
contratiempos en �reas distintas de una organizaci�n, enti�ndanse como
afectaciones a flujos de trabajo, estrategias de negocio, operaciones y
servicios.
�
Un sistema de gesti�n
de documentos tiene como objetivo lograr la gesti�n ordenada del capital
intelectual de una empresa mediante la documentaci�n de todo conocimiento
presente dentro de ella. Pretende su captura, almacenado, actualizaci�n y
rastreo, con el fin de reducir el riesgo de p�rdida por no documentaci�n,
renuncia o despido de trabajadores.
Conocer con claridad
opciones existentes en el mercado para sistemas gestores de documentos,
enti�ndase conocer sus servicios, alcances, beneficios y costos, procura dar
una mayor utilidad al conocimiento que una empresa ha obtenido a lo largo de
los a�os mediante su almacenamiento y, as�, que sea utilizado para potenciar su
crecimiento econ�mico en el mercado que se desarrolla.
V.
JUSTIFICANTES O BENEFICIOS ESPERADOS
La contribuci�n de los
sistemas gestores de documentos se fundamenta en los beneficios y las
facilidades que los empleados pueden obtener al consultar a tiempo documentos o
archivos que les permitan acceder a informaci�n previa referente a procesos,
soluci�n de errores o incidentes hist�ricos, as� como posibilitar la
documentaci�n de todo conocimiento nuevo que generen a partir de experiencias
obtenidas en el trabajo diario.
a.
An�lisis de viabilidad
El desarrollo de la
presente investigaci�n puede ser analizado desde tres puntos de vista que
respaldan su viabilidad. Todo requerimiento expuesto en los siguientes
apartados es alcanzable y no representan ning�n obst�culo para la realizaci�n
del proyecto. En las siguientes secciones se presentan los requisitos o
recursos necesarios para la elaboraci�n de la investigaci�n y, a su vez, se
explica c�mo se suplir�n.
b.
Viabilidad operativa
Por la naturaleza de
la investigaci�n, no se depende de ning�n recurso humano m�s que del
investigador mismo. No hay ning�n cliente meta espec�fico que sea patrocinador
del proyecto, por lo que no existen requerimientos de una empresa en t�rminos
de tiempo de su personal, espacios f�sicos u otros recursos.
c.
Viabilidad t�cnica
Para desarrollar la
presente investigaci�n, se necesitar� usar una computadora de escritorio para
la instalaci�n y prueba de cada uno de los sistemas que se someter�n a
comparaci�n. La obtenci�n de estos sistemas se puede realizar v�a descarga
digital, por lo que se emplear� una conexi�n a Internet de 8 Mbps / 1.5 Mbps,
la cual tambi�n ser� utilizada como medio para consultar los manuales y foros
respectivos a cada DMS.
d.
Viabilidad financiera
El desarrollo de este
proyecto depende, en gran medida, del tiempo por invertir en su elaboraci�n, por
lo que uno de los rubros por tomar en cuenta como parte del costo total de la
investigaci�n es la �hora consultor�. Este se calcula utilizando como base el
salario de Auxiliar de Sistemas, el cual corresponde a ₡650.650
($1135,51) mensuales (El Financiero. 2017)
A�adido a esto, se
encuentra el costo que representa el servicio de Internet necesario para
obtener el software correspondiente a los sistemas que se expondr�n, el cual es
un servicio de pago mensual. Por otro lado, los sistemas de gesti�n de documentos
que ser�n sometidos a comparaci�n son sistemas de c�digo abierto, por lo que no
representa un costo en t�rminos de licenciamiento. Con respecto al equipo de
escritorio que se utilizar� en la investigaci�n, no estar� incluido como parte
del costo, ya que este no es rentado ni se debe conseguir para el desarrollo
del proyecto, sino que es propiedad del investigador. Habiendo definido todo lo
anterior, es importante aclarar que todo valor debe ser tomado como el costo
te�rico del proyecto y ser� sufragado por el propio investigador.�
�VI.
OBJETIVO GENERAL
Comparar sistemas de gesti�n de documentos para lograr
la conservaci�n del capital intelectual
� Definir los sistemas de
gesti�n de documentos que se someter�n a comparaci�n.
� Elaborar tablas comparativas
para visualizar los servicios que ofrecen los sistemas de gesti�n de documentos
y comparar sus servicios.
� Seleccionar el sistema de
gesti�n de documentos que ofrezca mayores beneficios para la conservaci�n del
capital intelectual de una empresa pyme
� Definir una estrategia de
gesti�n del cambio, para adoptar la gesti�n del conocimiento.
VIII.
DELIMITACI�N, ALCANCE O
COBERTURA
Es necesario aclarar que las
herramientas bajo an�lisis no son software gratis sino de c�digo abierto y cada
una de ellas podr�a poseer un licenciamiento distinto. Debido a esto, el nivel
en el que pueden ser modificadas, manipuladas o mejoradas con add-ons o
plug-ins puede variar. Sin embargo, la presente investigaci�n no busca medir la
versatilidad que los sistemas tienen para ser modificados o manipulados desde
su c�digo fuente, en ese sentido, se realizar� la comparativa con el sistema
base que ofrece el desarrollador. Por otro lado, si en su versi�n base (sin
necesidad de modificar el c�digo fuente), el desarrollador permite soportar
plug-ins/add-ons, se podr�a evaluar su capacidad para utilizar esta opci�n, mas
no de cu�les o cu�ntos puede hacer uso.
IX.
RESTRICCIONES Y/O LIMITACIONES
Las restricciones del proyecto est�n dadas en t�rminos
de los alcances, los recursos y tiempo disponibles para su realizaci�n. El
proyecto no pretende generar conocimiento nuevo, sino emitir un criterio a
partir de la recolecci�n de datos y su evaluaci�n. Ello se limita a la
herramienta como tal y no toma en cuenta aspectos propios del desarrollador del
sistema ni de rese�as o evaluaciones previamente realizadas por terceros. La
emisi�n del criterio pretende dar a conocer la mejor herramienta de las
evaluadas, pero no incluye la aplicaci�n o implementaci�n de esta.
En t�rminos de los recursos disponibles, solamente se
dispone de un equipo de escritorio para realizar la instalaci�n y las pruebas
de los tres sistemas que se eval�an, por lo que el an�lisis se realiza con una
herramienta a la vez. En el caso que el equipo soporte y permita la instalaci�n
de los tres sistemas, sin que su funcionamiento se vea afectado, se evaluar�n
de manera simult�nea.
Es importante considerar tambi�n que el tiempo
disponible para el desarrollo del proyecto es de cuatro meses, por lo que la
adici�n de objetivos que puedan ser de inter�s no ser� posible, ya que no
existe certeza de que puedan ser completados dentro del marco de tiempo
establecido.
X. MARCO SITUACIONAL METODOL�GICO
Previo a desarrollar la
investigaci�n, es importante aclarar en su totalidad conceptos clave que m�s
adelante se relacionar�n entre s�. La palabra conocimiento se define como
�entendimiento, inteligencia, noci�n, saber o noticia elemental de algo�. (Real
Academia Espa�ola, 2018). De manera individual, podemos interpretar esta definici�n
como todo saber que un individuo es capaz de obtener a lo largo de su vida
mediante pr�cticas o educaci�n, tanto formal como informal.
De la misma forma puede suceder dentro de una empresa
u organizaci�n, es posible generar saber a lo largo de los a�os, con la
diferencia de que este saber se genera en conjunto y al trabajar en un campo
espec�fico. Este saber generado a nivel empresarial da campo al concepto de
capital intelectual. En una definici�n m�s amplia y f�cil de comprender,
podemos describir el capital intelectual y su importancia mediante una
met�fora:
Una corporaci�n es como un �rbol. Hay una parte que es
visible (las frutas) y una parte que est� oculta (las ra�ces). Si solamente te
preocupas por las frutas, el �rbol puede morir. Para que el �rbol crezca y
contin�e dando frutos, ser� necesario que las ra�ces est�n sanas y nutridas.
Esto es v�lido para las empresas: si s�lo nos concentramos en los frutos (los
resultados financieros) e ignoramos los valores escondidos, la compa��a no
subsistir� en el largo plazo. (Edvinsson y Malone, 1999).
Al exponer el capital intelectual como una forma de
subsistencia empresarial, es sencillo entender la importancia que posee y, por
tanto, es comprensible que exista necesidad de gestionarlo. El t�rmino gesti�n
del conocimiento engloba conceptos que van m�s all� de su ordenamiento,
involucra tambi�n el an�lisis del conocimiento que posee una empresa: procesos
de planeaci�n, control y desarrollo de actividades que fomenten la conservaci�n
y el desarrollo de nuevos activos de conocimiento. Su prop�sito general es
aplicar este conocimiento o capital intelectual de tal manera que se alcancen
los objetivos organizacionales. (Brooking, 1997).
Steward (1998) define la importancia de gestionar el
conocimiento, pero de manera sintetizada, pues afirma que la gesti�n del
conocimiento est� compuesto por una serie de procesos cuyo prop�sito principal
es fomentar el crecimiento del capital intelectual de una empresa, reuniendo
as� de manera simplificada las ideas expuestas por Brooking y Edvinsson -
Malone.
La gesti�n del conocimiento se puede apoyar en
herramientas tecnol�gicas que permitan crear un ambiente en el que se conserve
de manera f�cil y accesible y que, por resultado, fomente una cultura
empresarial de conservaci�n del conocimiento. Estas herramientas son
denominadas sistemas de gesti�n de documentos (Document Management System o
DMS, por sus siglas en ingl�s) y se refieren a aquellos sistemas orientados al
almacenamiento y manejo de los documentos digitales que, por lo general,
ofrecen servicios de almacenamiento, metadata, hist�rico de versiones,
validaci�n de datos, distribuci�n y recuperaci�n.
El tipo de investigaci�n por
desarrollar corresponde a una de car�cter evaluativo, es decir, tiene la
finalidad realizar una evaluaci�n de un tema, programa u objeto
espec�fico.� Por evaluaci�n se entiende
la investigaci�n sistem�tica del valor o m�rito de un objeto, en este caso,
sistemas de gesti�n de documentos, mientras que la investigaci�n evaluativa
como un todo se define como �el proceso de aplicar procedimientos cient�ficos
para acumular evidencia v�lida y fiable sobre la manera y grado que un conjunto
de actividades espec�ficas produce resultados o efectos concretos.� (Rutman,
1977, p�g. 16). La presente no est� enfocada en un cliente en particular y su
prop�sito no es generar conocimiento nuevo, sino emitir un criterio a partir de
hallazgos previos.
Se pretende trabajar con un
alcance investigativo de tipo descriptivo, esto porque se busca realizar un
estudio que describa las propiedades, caracter�sticas y los perfiles de los
sistemas de gesti�n de documentos que se someten a comparaci�n.� El prop�sito principal corresponde a recoger
informaci�n de manera independiente para cada uno de los criterios de
evaluaci�n y no c�mo estos se relacionan entre s�. Se especifican las
caracter�sticas por investigar y sobre qu� se recolectar�n los datos para su
posterior an�lisis. Su valor reside en una muestra precisa de las dimensiones
del fen�meno en estudio y, a partir de ella, emitir de un criterio con respecto
al tema de la investigaci�n.
En este proyecto se hace uso
de un enfoque alternativo ya que autores como Chavarr�a (2011) y Padr�n (1992)
insisten en que los enfoques cualitativos y cuantitativos no existen de manera
separada. No tiene sentido implementar una soluci�n mixta puesto que intentan
mezclar cosas que nunca han estado desligadas y, adem�s, parten de paradigmas
incompatibles.
Al utilizar un abordaje
alternativo como enfoque, es necesario explicar las tres dimensiones que lo
comprenden y son aplicadas a la investigaci�n. Se detalla a continuaci�n la
dimensi�n epistemol�gica, ontol�gica y axiol�gica, sin hacer alusi�n a un
enfoque en particular. La dimensi�n epistemol�gica plantea la forma en la que
se adquiere el conocimiento y es dependiente de esto la postura que asuma el
investigador. Por la naturaleza de la presente, se tomar� una postura de
observador, ya que se trata del estudio de sistemas de gesti�n de documentos ya
existentes y se pretende contrastar caracter�sticas propias de cada uno contra
ellos mismos. Se atender�n detalles relacionados con tipo de licenciamiento,
n�mero de usuarios permitidos, plataforma, tipo de soporte, integraci�n con
otras herramientas, formato de archivos soportados, sistema operativo
soportado, entre otros. Esta contrastaci�n y documentaci�n de resultados
implica que cada sistema deber� ser evaluado bajo condiciones similares.
Tabla 1.
Caracter�sticas y funcionalidades de los sistemas gestores de documentos.
|
Caracter�sticas base |
Funcionalidades
espec�ficas |
|
� Plataforma � Sistemas
operativos � Lenguajes � Formatos de
archivos soportados � Tipo de
soporte disponible � Disponibilidad
de herramientas de prueba en l�nea � Licenciamiento � Posibilidad
de crecimiento |
� Cantidad de
usuarios � Cuota de
usuario � Control de
acceso � Acceso de
invitado o an�nimo � Colaboraci�n
en grupos definidos � Flujo de
trabajo � Tareas � Drag and
drop � Importaci�n
masiva de documentos � B�squeda y
recuperaci�n � Control de
versiones � Exportar a
PDF � Previsualizaci�n
de documentos � Edici�n de
documentos en l�nea � Reportes de
actividad � Soporte
para add-ons |
Fuente: Elaboraci�n propia. (2018).
�XI.
Diagn�stico del estado actual
El criterio para seleccionar los sistemas gestores de
documentos que se someten a comparaci�n parte del licenciamiento al que est�n
ligados. Se determina de esta manera ya que el objetivo es estudiar opciones
que una empresa tipo pyme pueda implementar y adoptar como parte de la gesti�n
de su conocimiento y conservaci�n del capital intelectual, sin que represente
una inversi�n de dinero significativa en sus etapas iniciales. Por esta raz�n,
se buscan sistemas cuyo licenciamiento sea de c�digo abierto. Por c�digo
abierto nos referimos a aquellos sistemas que se han desarrollado bajo un
modelo basado en la colaboraci�n abierta y entre cuyos beneficios podemos
encontrar la gratuidad, esto quiere decir que el software puede ser obtenido
sin necesidad de pagar por �l. Por otro lado, se obtiene acceso al c�digo
fuente, lo cual permite su modificaci�n, correcci�n y a�adidura de prestaciones
que el administrador o las necesidades del negocio determinen y consideren de
utilidad. Permite el acceso a crear mejoras y contribuye a la crear un modelo
de avance en conjunto. Adem�s, se evitan �monopolios� al propiciar la no
dependencia de un �nico fabricante de software.
Figura 3.
LogicalDOC Document Management System. Logo official. Fuente:
LogicalDOC Srl. (2015).
LogicalDOC es un sistema gestor de documentos
desarrollado por LogicalDOC Srl, lanzado al mercado inicialmente el 11 de enero
de 2006. Fue dise�ado para la gesti�n, indexaci�n, recuperaci�n, control y
compartici�n de documentos de forma segura dentro de una organizaci�n.
LogicalDOC es un repositorio de contenidos y documentos programado en Java, se
encuentra basado en la indexaci�n mediante Lucene, una interfaz de programaci�n
de aplicaciones (API) implementada inicialmente en Java y que hace uso de jBPM
como motor de flujo de trabajo, este �ltimo desarrollado por Red Hat.
Como se mencion�, este sistema gestor de documentos
fue desarrollado utilizando tecnolog�a Java basada en est�ndares de tipo J2SE y
el servidor de aplicaciones Tomcat la hace instalable en diferentes
plataformas. A su vez, es una aplicaci�n web que funciona con navegadores como
Internet Explorer, Mozilla Firefox, Safari y Google Chrome, gracias a esto los
usuarios no requieren instalar software adicional para acceder a la
herramienta. Su interfaz es construida mediante Google Web Toolkit, un
framework propiedad de Google que le permite al desarrollador ocultar del
usuario la complejidad que acarrea el uso de algunos de los aspectos de la
tecnolog�a AJAX (JavaScript as�ncrono y XML � Asynchronous JavaScript And XML).
La arquitectura de LogicalDOC est� compuesta de una
serie de capas de aplicaci�n que cumplen una funci�n espec�fica y se unen para
ofrecer un servicio completo. Est� compuesta por tres capas: datos, procesos de
negocio y entidad del negocio, las cuales se comunican entre s� mediante
contextos de aplicaci�n �Spring�. En general, la capa de datos es responsable
de la gesti�n de los recursos; este sistema hace uso de tres recursos
principales distintos: bases de datos relacionales que almacenan informaci�n
referente a usuarios, grupos y documentos; sistemas de archivos que mantienen
los documentos organizados en un espacio de disco espec�fico e �ndices de texto
completo que permite las b�squedas r�pidas por contenido.
En el caso de LogicalDOC, est�n modeladas como un
JavaBean y representan el concepto de clase principal, estas entidades pueden
ser implementadas por el administrador de la herramienta porque no contienen
l�gica de negocio, haci�ndolos objetos sencillos.
Estas entidades de negocio crean la interfaz de
programaci�n de aplicaci�n que le permite a la interfaz gr�fica del usuario
conectarse e interactuar con los motores del sistema gestor de documentos. Es
mediante la interfaz web que el usuario es capaz de interactuar con LogicalDOC
y es gracias a los servicios web que se abre la posibilidad de utilizar
LogicalDOC como un middleware que puede ser integrado con otros sistemas en
caso de ser necesario. La estructura general de la arquitectura de LogicalDOC
puede ser vista en la Figura 5.
Figura 4. Arquitectura del sistema
gestor de documentos LogicalDOC. Fuente:
https://www.logicaldoc.com/ . (2018).
Para la presente investigaci�n se hace uso de
LogicalDOC Comunity Edition o LogicalDOC CE, el cual est� disponible para la
comunidad bajo la licencia GNU LGPL v3. La licencia p�blica general, reducida
de GNU o GNU Lesser General Public License por su nombre en ingl�s, garantiza
la libertad de modificar y compartir el software que se obtenga bajo ella,
asegurando que ser� libre para todos y cada uno de sus usuarios, es decir, la
comunidad ser� libre de usar, modificar y redistribuir el c�digo bajo la
premisa de la licencia GNU LGPL v3.
LogicalDOC CE se proporciona tal cual se puede obtener
en su sitio web, no posee ning�n tipo de soporte t�cnico por parte del equipo
desarrollador de LogicalDOC, pero es apoyado por desarrolladores externos y
entusiastas de la comunidad mediante un foro perteneciente a la comunidad de
usuarios. �LogicalDOC pone a disposici�n
de potenciales usuarios e interesados distintos medios de contacto (tel�fonos,
chats, correos y redes sociales) y ofrece, adem�s, demos guiados en l�nea de su
herramienta, estos se coordinan y realizan de acuerdo con las necesidades
espec�ficas de la organizaci�n que solicita el servicio.
Figura 5. OpenKM Knowledge Management. Logo official Fuente:
https://www.openkm.com/ . (2017).
OpenKM es un sistema gestor de documentos escrito en
Java por la empresa del mismo nombre (OpenKM). Fue un proyecto respaldado por
el gobierno espa�ol como parte del programa �Project Profit�, cuyo objetivo es
promover la conciencia financiera, mejorar la capacidad financiera de las
personas y de las compa��as participantes en el mercado mundial y su primera
versi�n fue lanzada al p�blico a finales del 2006.
Como parte de su desarrollo, OpenKM ha expandido su
mercado mediante la traducci�n de su herramienta a 35 lenguajes distintos,
permiti�ndole as� ser un sistema gestor de documentos que puede ser utilizado a
nivel mundial.
Este sistema provee de una interfaz web para el manejo
de archivos que incluye un repositorio de contenidos. Hace uso de Lucene como
medio para lograr la indexaci�n de archivos y de jBPM como motor de flujo de
trabajo. Para su desarrollo, se utilizaron herramientas pertenecientes a
tecnolog�as abiertas y basadas en est�ndares Java EE y la aplicaci�n de
servidor JBoss, lo que le posibilita al sistema ser instalado y utilizado en
diferentes plataformas.
Su arquitectura puede ser dividida en cuatro niveles o
capas, algunas compuestas por dos o m�s m�dulos. En el primer nivel es posible
encontrar los m�dulos de interfaz de usuario y distribuci�n. La interfaz de usuario
de OpenKM es dise�ada haciendo uso de Google Web Toolkit, por lo que puede ser
sencillamente accedida mediante un navegador web, ya sea Internet Explorer,
Safari, Chromium, Google Chrome y las versiones m�s recientes de Opera.
En el m�dulo de distribuci�n, OpenKM implementa el
protocolo de Servicios de interoperabilidad de gesti�n de contenidos (Content
Management Interoperability Services o CMIS), lo cual permite la interconexi�n
y el control de sistemas de gesti�n documental y repositorios haciendo uso de
protocolos web. A su vez, pone a disposici�n un API mediante servicios web
(SOAP) y REST, que le permite ser un punto de integraci�n con terceras
aplicaciones.
Figura 6. Arquitectura del sistema
gestor de documentos OpenKM. Fuente: https://www.openkm.com/ . (2018).
OpenKM puede ser visto en tres versiones: OpenKM
Community, OpenKM Profesional y OpenKM cloud; sin embargo, para esta investigaci�n
se trabaja con OpenKM Community, con la modalidad de licenciamiento GNU GPL v2.
Bajo la licencia p�blica general (General Public
License o GNU, por sus siglas en ingl�s), se garantiza la libertad de utilizar,
estudiar, compartir y modificar el software. Al ser GPL, se busca garantizar la
libertad de los usuarios sobre el software, pero pretende protegerlo de
intentos de apropiaci�n que restrinjan las libertades previamente establecidas
a nuevos o futuros usuarios, cada vez que este sea redistribuido, modificado o
mejorado. As� mismo, bajo esta licencia, el software es completamente gratuito,
cumpliendo con el criterio principal de escogencia para las herramientas que se
comparan en la investigaci�n.
Igualmente, OpenKM ofrece la posibilidad de acceder a
un demo en l�nea de la herramienta, la cual no es una demostraci�n guiada, pero
s� es gratuita. Los puntos de contacto con el desarrollador se basan en correos
electr�nicos y n�meros telef�nicos en los cuales los potenciales clientes
pueden realizar consultas respecto a versiones disponibles, servicios y
opciones de escalamiento.
Figura 7. Alfresco. Logo oficial. Fuente: Alfresco Software Inc. (2017).
Alfesco es un sistema gestor de contenidos con
funciones para gesti�n de documentos escrito en Java y desarrollado por
Alfresco Software Inc. Esta es una empresa de software cuya meta es promover la
digitalizaci�n empresarial, fundada en 2005, posee bases en San Mateo,
California, Estados Unidos y Maidenhead, Reino Unido y realiz� el lanzamiento
de su herramienta por primera vez en noviembre de 2005.
La presente investigaci�n se enfoca, sin embargo, en
Alfresco Community Edition, la cual corresponde a una versi�n de c�digo abierto
de su sistema Alfresco Content Services. Esta versi�n se encuentra cubierta
bajo la licencia GNU LGPLv3 (licencia p�blica general reducida de GNU o GNU
Lesser General Public License), lo cual asegura compartir y modificar el
software que se encuentre cubierto por ella y que est� libre para todos sus
usuarios.
Su arquitectura est� conformada por tres componentes
principales: la plataforma, la interfaz de usuario y el motor de b�squeda;
estos se implementan como aplicaciones web separadas.
En esta arquitectura el componente principal es la
plataforma, puesto que provee el repositorio en el cual el contenido es
almacenado y posee todos los servicios asociados. Alfresco Community Edition
provee como componente una interfaz de usuario para el repositorio del
componente de plataforma y este es implementado como aplicaci�n web, lo que
hace posible su acceso mediante un navegador web y facilita su uso a usuarios y
administradores en t�rminos de manipulaci�n y trabajo con documentos e
informaci�n contenida dentro de la herramienta.
Figura 8. Arquitectura del sistema gestor de
contenidos Alfresco Community Edition. Fuente: Alfresco
Software Inc. (2018).
Alfresco pone a disposici�n de sus usuarios un sitio
web en diferentes lenguajes: ingl�s, italiano, alem�n, franc�s, italiano,
japon�s y espa�ol. Su documentaci�n es clara y ordenada, en la que es posible
encontrar videotutoriales, gu�as para instalar, actualizar, configurar y
administrar la herramienta, as� como un espacio en el cual consultar posibles
errores comunes y sus respectivas soluciones. Posee tambi�n una gu�a para
desarrolladores, en la cual se encuentra explicada a fondo la arquitectura de
la herramienta, los modelos de programaci�n, posibles integraciones y
extensiones, as� como un breve glosario que expone los conceptos generales
necesarios para entender lo descrito dentro de la gu�a, todo esto disponible
solamente en idioma ingl�s.
Para el caso de Alfresco Community Edition, no se
encuentra disponible soporte propio del desarrollador, sin embargo, es posible
acceder al foro moderado y respaldado por la comunidad de usuarios de Alfresco.
Este foro cubre consultas e informaci�n de todos los productos ofrecidos por
este desarrollador y se encuentra estructurado por servicio, es decir, se
divide en subforos que se enfocan en servicios de contenidos, servicios de
procesos, plataforma digital de negocio y estructura de desarrollo de
aplicaciones.
En esta secci�n se encuentran las tablas comparativas
respectivas a las caracter�sticas por evaluar para cada uno de los sistemas
gestores de documentos desarrollados en la secci�n 4.1. Se compone de dos
tablas que eval�an un conjunto de caracter�sticas distintitas: la primera
corresponde a las caracter�sticas est�ndar o base que describen informaci�n
general de las herramientas, por ejemplo, lenguajes, tipo de soporte
disponible, licenciamiento, etc.
La
segunda tabla corresponde a caracter�sticas o funcionalidades espec�ficas
esperadas de un sistema gestor de documentos necesarias para solventar
necesidades organizacionales de gesti�n del conocimiento, por ejemplo, flujos
de trabajo, b�squeda, tareas, etc.
Tabla 2. Caracter�sticas base por evaluar
en los sistemas gestores de documentos.
|
���������������� ������������������� SGD ��� Rubro |
Alfresco Community Edition |
LogicalDOC CE |
OpenKM Community |
|
Plataforma |
Cliente / servidor |
Cliente / servidor |
Cliente / servidor |
|
Sistemas operativos |
Windows, Linux y Unix
Solaris |
Windows, MacOS X, GNU/Linux |
Windows, MacOS, GNU/Linux y
Unix |
|
Lenguajes |
Espa�ol, ingl�s, franc�s,
alem�n, italiano, y japon�s |
Veintinueve lenguajes entre
ellos: espa�ol, ingl�s, alem�n y ruso. |
Ingl�s, espa�ol, franc�s
(M�s disponibilidad de 35 paquetes de lenguajes) |
|
Licenciamiento |
GNU LGPL V3 |
GNU LGPL V3 |
GNU GPL V2 |
|
Navegadores |
Internet Explorer, Google Chrome, Firefox, Safari y
Opera. |
Google Chrome, Internet Explorer, Firefox y Safari |
Internet Explorer, Firefox, Safari, Google Chrome,
Chromium y Opera. |
|
Formato de archivos
soportado |
OpenOffice, LibreOffice, Microsoft Office, PDF,
im�genes, video y audio. |
LibreOffice, OpenOffice, PDF, Microsoft Office,
HTML, JPEG, XML. |
OpenOffice.org, LibreOffice, Microsoft Office, PDF,
HTML, TXT, JPEG, XML, MP3 |
|
Soporte disponible |
Comunitario |
Comunitario |
Comunitario |
|
Herramienta de prueba en
l�nea |
No disponible |
Disponible con gu�a experta |
Disponible |
Fuente:
Elaboraci�n propia. (2018).
Cada
uno de los rubros mencionados en la tabla anterior corresponden a las
siguientes definiciones:
� Plataforma: Se refiere al tipo
de equipo en el cual el sistema gestor de documentos puede ser ejecutado. En el
caso de las herramientas en estudio, pueden ser instaladas y ejecutadas en
equipos tipo cliente (computadoras de escritorio dedicadas) o servidores.�
� Sistemas operativos: Sistemas
operativos con los cuales las herramientas en estudio pueden funcionar
correctamente. Es importante destacar su funcionamiento en sistemas operativos
de c�digo abierto, puesto que contribuye a mantener una posible implementaci�n
con el costo m�s bajo posible y sin que signifique una inversi�n alta para la
organizaci�n.
� Lenguajes: Idiomas en los
cuales la herramienta est� disponible.
� Licenciamiento: Especificaci�n
del tipo de licencia de c�digo libre bajo la cual est�n protegidos los sistemas
gestores de documentos empleados en la investigaci�n.�
Tabla 3. Funcionalidades espec�ficas por
evaluar en los sistemas gestores de documentos.
|
��� ������������������� SGD��� ��� Rubro |
Alfresco Community Edition |
LogicalDoc CE |
OpenKM Community |
|
Cantidad de usuarios |
Ilimitada |
Ilimitada |
Reducido |
|
Asignaci�n
de cuota de usuario |
� |
� |
� |
|
Control de acceso |
� |
� |
� |
|
Acceso de invitado o an�nimo |
� |
� |
� |
|
Colaboraci�n en grupos definidos |
� |
� |
� |
|
Flujo de trabajo |
� |
� |
� |
|
Tareas |
� |
� |
� |
|
Drag and drop |
� |
� |
� |
|
Importaci�n masiva de documentos |
� |
� |
� |
|
B�squeda y recuperaci�n |
� |
� |
� |
|
Control de versiones |
� |
� |
� |
|
Exportar a PDF |
� |
� |
� |
|
Previsualizaci�n de documentos |
� |
� |
� |
|
Edici�n de documentos en l�nea |
� |
� |
� |
|
Mensajer�a |
� |
� |
� |
|
Reportes |
� |
� |
� |
|
Soporte para add-ons |
� |
� |
� |
Fuente:
Elaboraci�n propia. (2018).
Para
un mejor entendimiento, cada una de las funcionalidades espec�ficas mencionadas
en la tabla anterior se define de la siguiente manera:
� Cantidad de usuarios: Cantidad
de usuarios que permite la herramienta en estudio. En el caso de las
herramientas que permiten usuarios ilimitados, debe dejarse claro que est�n
sujetas a la capacidad del equipo que albergar� la informaci�n y ejecuta el sistema
gestor de documentos. En cuanto a la herramienta con una cantidad de usuarios
reducidos, el desarrollador se refiere a que no se recomiendan m�s de 50
usuarios registrados, puesto que eso podr�a volverse una carga pesada para el
sistema.
� Cuota de usuario: Se refiere
al espacio en gigabytes del que dispone cada uno de los usuarios registrados en
la herramienta, para el almacenamiento y manejo de archivos.
� Control de acceso: Compuesto
por todos los ajustes y definici�n de roles o privilegios que puede realizar el
administrador con respecto a los accesos que un usuario puede tener dentro del
sistema gestor de documentos.
� Acceso de invitado o an�nimo:
Permite al administrador dar acceso a la herramienta a un invitado o usuario
an�nimo sin necesidad de registrarlo en la base de datos del sistema.�
El desarrollo de esta secci�n se apoya en todos los
hallazgos y la informaci�n recopilada en el cap�tulo n�mero cuatro �An�lisis o
diagn�stico�, puesto que busca emitir un criterio sobre cu�l de las tres
herramientas analizadas puede ofrecer mayores beneficios para conservar el
capital intelectual en una empresa pyme. As� mismo, una vez definida esta
herramienta, se pretende ofrecer una estrategia de gesti�n del cambio que pueda
ser utilizada en caso de implementar un sistema gestor de documentos en una organizaci�n,
de manera tal que sea exitosa y, sobre todo, beneficiosa. Como se mencion� en
secciones anteriores, el proyecto se lleva a cabo en fases distintas claras y
ordenadas, las cuales definen qu� se lleva a cabo en cada una de ellas para
cumplir con los objetivos propuestos como parte de la investigaci�n. Consta de
cuatro fases nombradas como A, B, C y D, las que se profundizan y explican en
las secciones siguientes.�
Es
importante recordar que la elaboraci�n y resoluci�n de objetivos de cada etapa
es consecutiva y una siempre depende de la anterior. De manera general, los
objetivos de cada etapa se definieron de la siguiente manera:
Figura 9. Flujo de fases del proyecto. Fuente: Elaboraci�n propia. (2018).
Tabla 4. Objetivos por fase de proyecto
|
Fases |
|
A �
Selecci�n e instalaci�n en equipo de prueba de los SGD por comparar |
|
B �
Descripci�n de SGD elegidos, evaluaci�n de los sistemas, creaci�n de tablas
comparativas y emisi�n de criterio de acuerdo con la informaci�n recolectada. |
|
C �
Definici�n de estrategia de gesti�n del cambio |
|
D �
Compilado � Investigaci�n completa en formato PDF |
Fuente:
Elaboraci�n propia. (2018).
En esta fase se seleccionaron e instalaron los
sistemas gestores de documentos sometidos a comparaci�n. Las herramientas
elegidas fueron Alfresco Community Edition, LogicalDOC Community Edition
(LogicalDOC CE) y OpenKM Community. El criterio principal para escoger las
herramientas est� basado en su tipo de licenciamiento: era indispensable que
estos sistemas gestores de documentos estuvieran creados bajo el concepto de
c�digo abierto, puesto que parte de la intenci�n de la investigaci�n es exponer
herramientas que, en una potencial implementaci�n, no representen una inversi�n
de dinero significativa.
Si bien existen m�s herramientas que cumplen con este
criterio, factores simples como accesibilidad del sitio web del desarrollador,
acceso a la herramienta (descarga de instaladores compilados), actualidad del
proyecto, gu�as de instalaci�n, soporte comunitario y posibilidades de
escalamiento fueron criterios que se tomaron en cuenta para la elecci�n final
de estas.
La instalaci�n de los sistemas se realiz� de manera
simult�nea, haciendo uso de m�quinas virtuales, permitiendo as� crear entornos
de prueba completamente dedicados al sistema gestor de documentos que alberga,
sin que estos llegaran a afectar el resto de la infraestructura y, adem�s,
permiti� el aprovechamiento de los recursos compartidos.
La fase A representa la base de la investigaci�n
puesto que es a partir de la finalizaci�n de esta, que se realiza tanto la
indagaci�n te�rica como la evaluaci�n t�cnica de las herramientas elegidas en
los inicios de la etapa.
Para cada uno de los sistemas gestores de documentos
elegidos en la fase A, se indag� y recolect� informaci�n referente a su
desarrollador, a�o de lanzamiento, funcionamiento, estructura, soporte, medios
de contacto al desarrollador, entre otros. De la misma manera se realiz� la
evaluaci�n t�cnica de las herramientas.
La
evaluaci�n t�cnica est� constituida de dos partes: la primera, m�s que una
evaluaci�n, es una recopilaci�n de las caracter�sticas t�cnicas generales de la
herramienta. A esta primera parte se le denomina evaluaci�n de las
caracter�sticas base del sistema, las cuales pueden ser vistas en la secci�n 4.2.1 Caracter�sticas base.
La segunda parte de la evaluaci�n t�cnica corresponde
a la evaluaci�n de las funcionalidades espec�ficas que se esperan las
herramientas posean para cumplir con la finalidad de la conservaci�n del
capital intelectual. Consiste en 17 rubros, de los cuales 16 tienen un peso
porcentual en la �ltima evaluaci�n por realizar para emitir el criterio final.
Cada uno de estos rubros tiene un valor de 6.25% y la m�xima calificaci�n que
puede obtener un sistema es de 100%. Estos rubros pueden ser repasados en la
secci�n 4.2.2 Funcionalidades espec�ficas.
El criterio final se basa en la calificaci�n que el
sistema gestor de documentos obtiene de acuerdo con una serie de
funcionalidades espec�ficas que se espera que cumpla. Seg�n lo anterior, la
calificaci�n m�nima es de 6.25% y la m�xima de 100%.
Basado en la evaluaci�n realizada mediante la tabla 10
(Caracter�sticas base por evaluar en los sistemas gestores de documentos) y
teniendo claro el valor de cada uno de los rubros contenidos en ella, se
obtienen los siguientes resultados:
Tabla 5. Resultados de evaluaci�n t�cnica
|
Sistema Gestor de Documentos |
Calificaci�n |
|
Alfresco Community Edition |
75% |
|
LogicalDOC CE |
81.25% |
|
OpenKM Community |
56.25% |
Fuente:
Elaboraci�n propia. (2018).
Seg�n la tabla anterior, se determina que el sistema
gestor de documentos LogicalDOC, ofrece mayores funcionalidades que pueden
servir a una organizaci�n para la conservaci�n del capital intelectual. Sin
embargo, no obtiene la calificaci�n perfecta, por lo que es importante comentar
cu�les son sus desventajas.
LogicalDOC en su edici�n open source no permite
asignar cuota o espacio en base de datos por usuario, lo cual dificulta
controlar cu�nto espacio puede uno u otro usuario utilizar; sin embargo, mediante
su funcionalidad de reportes es posible monitorear el uso y el estado de la
base de datos. Por otro lado, esta edici�n carece de edici�n en l�nea y no
permite exportar documentos en formato PDF. En este sentido, se refiere
solamente a que no es capaz de convertir archivos de texto en archivos PDF,
pero es capaz de manejarlos e incluso previsualizarlos.
Sin embargo, estas carencias en el sistema gestor de
documentos dif�cilmente pueden afectar su funcionalidad principal, la cual es
la conservaci�n del capital intelectual mediante la documentaci�n apropiada y
ordenada de la informaci�n.
Esta fase tiene como objetivo generar una estrategia
de gesti�n del cambio para adoptar la gesti�n del conocimiento en caso de una
potencial implementaci�n de sistemas gestores de documentos.
Inicialmente, es importante comprender que la gesti�n
del cambio se refiere a un m�todo que busca facilitar y conseguir una
implementaci�n exitosa de procesos de transformaci�n, en este caso este proceso
se refiere a la adopci�n de la gesti�n del conocimiento. Este m�todo implica
trabajar con todos aquellos que componen y se relacionan con la organizaci�n
para generar aceptaci�n y asimilaci�n del cambio, esto, con el objetivo de
reducir la resistencia.
Su importancia radica en el aporte a la continuidad
del conocimiento, puesto que se dice que sin esta continuidad es imposible
afirmar que una organizaci�n aprende; esto, porque si una organizaci�n pierde
su conocimiento, le ser� imposible mantener una base necesaria para aprender de
sus errores y experiencias. La p�rdida de conocimiento se da cuando los
empleados abandonan la organizaci�n y aunque no siempre se le preste
importancia, esto representa una amenaza a la productividad.
Drucker (1993) acu�� el t�rmino �trabajadores del
conocimiento� para referirse a aquellos integrantes de la fuerza laboral cuyas
destrezas principales son las intelectuales y no las manuales, son aquellas
personas que aplican su conocimiento m�s que s�lo fabricar cosas.
Como se mencion� en el apartado anterior, la gesti�n
del cambio busca garantizar que la adopci�n de nuevas actividades o procesos pueda
ser exitosa, con la menor cantidad de impactos negativos posibles. Es
importante comprender que los cambios no siempre vienen acompa�ados de una
connotaci�n negativa y que su constancia busca suplir las necesidades del
negocio y todos sus actuales y futuros planes estrat�gicos.
Es com�n que todo cambio est� acompa�ado de
obst�culos, por lo cual una estrategia, planificaci�n y gesti�n adecuada de
este cambio es muy importante, ya que se busca que el cambio a realizar traiga
m�s beneficios que problemas. La estrategia presentada a continuaci�n est�
fundamentada en las ense�anzas de Karen Tricomi, una consultora retirada, con
m�s de 25 a�os de experiencia en el �rea de gesti�n del cambio a grandes
escalas y complejidades.
Es normal fomentar el desarrollo del negocio para
mantenerse competitivo en el mercado en que este se desarrolla y es natural
experimentar con estrategias, sistemas, procesos, etc. que puedan impulsar la
mejora continua. Sin embargo, es com�n dejar de lado el an�lisis de si un nuevo
cambio es lo que realmente se alinea con los objetivos del negocio y esto les
puede llegar a convertir en cambios no proactivos.
La poca diligencia en toma de decisiones puede
representar problemas en la manera en la que el negocio se desarrolla y agravar
la situaci�n en la que se encuentra en lugar de mejorarla o potenciarla.�
Se presentan a continuaci�n seis preguntas sencillas
con las que el negocio puede tener claridad de si el cambio que desea realizar
es impulsado por las buenas pr�cticas de la toma de decisiones:
�i.
�A qui�nes impactar� este cambio? � Comprende una evaluaci�n del
impacto, para comprender qui�n se ver� afectado y qu� significar� esto para
ellos. �Cu�ntos cambiar�n dr�sticamente la forma en la que realizan su trabajo?
�Ser� necesaria capacitaci�n, ayuda o supervisi�n en los primeros d�as, semanas
o meses despu�s del cambio? Es importante entender el trabajo de qui�n se
impacta y en qu� medida se hace.
ii.
�Cu�l es el problema? � El cambio debe estar conducido hacia un objetivo
establecido. La organizaci�n debe estar en capacidad de expresar cu�l es el
problema y c�mo lo solucionar� el cambio, �Enfrentamos el problema A y lo
resolveremos aplicando B�. El no expresarlo de esta manera no significa que el
cambio sea completamente innecesario, pero es una se�al de falta de indagaci�n
e informaci�n que respalde su funcionalidad. Es importante tener presente que
un cambio mal fundamentado puede costarle a la organizaci�n m�s de lo que
realmente vale.
iii. �Por qu� esto y no eso? � Una
buena decisi�n se basa en la comparaci�n de las soluciones disponibles, si bien
no es un proceso formal estricto, es un m�todo para tener variedad de
soluciones a un problema ya planteado, definir qu� criterios de elecci�n y
trabajar con la que mejor se adapte a la situaci�n acontecida.�
Este proceso se inicia con el establecimiento de
objetivos, una vez asegurada la necesidad del cambio y teniendo clara la posici�n
actual de la entidad, se debe definir qu� se espera alcanzar con este cambio.
El �xito del proceso se define en gran parte por la estrategia de comunicaci�n
que se emplee, por lo que es de gran importancia identificar e involucrar a los
interesados desde el inicio de la implementaci�n del cambio.
Es recomendable compartir tanta informaci�n como sea
posible y tomar en cuenta toda retroalimentaci�n que se pueda recibir durante
este proceso. Las personas que se ven impactadas por el cambio son parte fundamental
del �xito de este, no solamente son quienes mueven a la organizaci�n, tambi�n
son potenciales obst�culos en cuanto a la implementaci�n del cambio se refiere.
Esta resistencia al cambio puede ser reducida cuando los afectados comprenden
el fundamento detr�s de �l, se les hace parte del proceso y se les comunica de
manera clara cu�les son los beneficios que obtendr�n de este proceso.
Quien sea denominado patrocinador del proceso de
cambio debe participar activamente en el proyecto, pues es quien m�s conoce,
tiene claras las necesidades que se deben suplir y es quien debe validar si lo
que se est� llevando a cabo cumple con las expectativas.
El proceso de implementaci�n del cambio no finaliza
una vez que se haya completado, es importante proporcionar supervisi�n y
soporte a los empleados impactados por este cambio. La comunicaci�n debe
mantenerse, por lo que debe existir un medio por el cual las personas puedan
hacer preguntas y reportar posibles problemas.
En
resumen, la implementaci�n del cambio se basa en los siguientes pasos
desarrollados anteriormente:
� Establecer objetivos
� Identificar e involucrar a los
interesados
� Utilizar la comunicaci�n como
herramienta de trabajo
� Involucrarse en el proceso
� Proveer soporte despu�s de la
implementaci�n
XIII.
CONCLUSI�N
Como
parte de las conclusiones, es acertado decir que todos y cada uno de los
objetivos fueron logrados y completados con �xito. Para muestra, se puede
desglosar el cumplimiento de los planteados al inicio de la investigaci�n. Se
definieron y seleccionaron tres sistemas gestores de documentos para comparar,
lo cual sienta la base y el inicio de la investigaci�n. As� mismo, se recopil�
informaci�n referente a cada una de ellas, la cual puede ser utilizada como una
pincelada para comprender su funcionamiento, elaboraci�n y estructura. Una vez
definidos los sistemas gestores de documentos, se complet� la creaci�n de
tablas que cumplen con la funci�n de material de apoyo para la visualizaci�n de
las caracter�sticas generales de los sistemas, as� como funcionalidades
espec�ficas tomadas como criterios de evaluaci�n. Con base en los resultados
obtenidos en las tablas, es posible visualizar de manera clara el sistema
gestor de documentos que cumple con la mayor cantidad de funcionalidades
espec�ficas, las cuales ejemplifican los beneficios que una empresa tipo pyme
peque�a puede obtener de esta.� A partir
de la investigaci�n, el an�lisis realizado para completar dichas tablas y la
suma de puntajes, determina que la mejor herramienta para el fin de la gesti�n
de la documentaci�n es LogicalDOC
XIV. RECOMENDACI�N
Esta investigaci�n puede ser
tomada como base para una posible implementaci�n del sistema seleccionado
(LogicalDOC), de esta manera se pueden obviar los pasos de an�lisis de las
herramientas disponibles en el mercado de software para la gesti�n del conocimiento
y se puede prestar mayor atenci�n a monitorear y medir la efectividad de esta
dentro de un entorno aplicado o de producci�n. De igual manera, esta
implementaci�n puede ser guiada con la estrategia de gesti�n del cambio y de
ser posible, que sea mejorada o ampliada mediante las lecciones aprendidas de
una ejecuci�n de proyecto. Las modalidades de benchmarking pueden ser
ampliadas; partiendo de LogicalDOC CE, se puede realizar un estudio m�s
profundo en t�rminos de plataforma, por ejemplo, eficiencia y eficacia de la
herramienta seg�n el sistema operativo en el que se instala, comparaci�n de
valores de latencia seg�n la base de datos implementada, etc. Cabe destacar que
a�n si se cuenta con los recursos tecnol�gicos necesarios, el capital
intelectual no puede ser resguardado si no se logra plasmar el conocimiento
individual en un formato rastreable, modificable y almacenable. Por esta raz�n,
es beneficioso ampliar el alcance del tema y no obviar el factor humano que lo
potencia, puede ser realizado mediante aplicaci�n de m�todos para la
identificaci�n y captura del conocimiento como los son el modelo Dow Chemical
(Petrash, 1996) o el modelo MAGIC (Rivero, 2006).
Alfresco Software, Inc.
(2017). Alfresco documentation � Alfresco Community Edition 5.1. Recuperado
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http://docs.alfresco.com/community5.1/concepts/welcome-infocenter_community.html
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